Rodzaje, metody i przykłady systemów zapasów

On System inwentaryzacji Jest to system monitorowania, który informuje o ilości surowców, dostaw lub gotowych produktów, które są dostępne. Gwarantuje, że właściwa ilość materiałów o odpowiedniej jakości jest dostępna we właściwym miejscu i we właściwym czasie.

Ten system jest aktualizowany za każdym razem, gdy sprzedawany jest produkt lub do produkcji produktu używane surowce, aby wiedzieć, co jest dostępne na następny dzień. Pozwala również na zamówienie produktów z wyprzedzeniem, aby mieć wszystko, co jest potrzebne przez cały czas.

Źródło: Pixabay.com

Kiedy ludzie myślą o systemie zapasów, powszechne jest powiązanie go z branżą detaliczną. Chociaż sklepy wymagają skutecznego systemu zapasów, aby móc skutecznie działać, jest to również wykorzystywane w wielu innych rodzajach firm, takich jak produkcja, usługi publiczne, zdrowie, rząd i edukacja.

W ramach łańcucha dostaw system zapasów obejmuje aspekty takie jak kontrola i nadzór zakupów (zarówno dostawców, jak i klientów), utrzymanie przechowywania zapasów, kontrola ilości produktów na sprzedaż oraz zgodność z zamówieniami.

[TOC]

Znaczenie

Skuteczny system zapasów jest niezbędnym elementem dowolnej operacji detalicznej lub produkcyjnej. Jego głównym celem jest precyzyjne utrzymanie fizycznej liczby produktów, dostaw i materiałów przechowywanych w magazynie.

Niektóre z najważniejszych elementów dobrze rozwiniętego systemu to opisy artykułów, system liczby, standaryzacja jednostek miary i precyzyjne oznaczanie artykułów.

Po ustaleniu system zapasów może być używany do kontrolowania i utrzymywania przechowywanych towarów, aby upewnić się, że zapasy nie zostaną utracone z powodu pogorszenia lub kradzieży.

Wiedz, kiedy ponownie zamówić, ile zamówić, gdzie przechowywać zapasy itp., może szybko stać się skomplikowanym procesem. W rezultacie wiele firm wymaga oprogramowania lub systemu zarządzania zapasami, z większymi zdolnościami niż proste bazy danych i formuły ręczne.

Jest to niezbędne do kontrolowania kosztów zakupu i osiągnięcia celów obsługi klienta. Chociaż oprogramowanie do zarządzania zapasami jest przydatnym narzędziem administracyjnym, kluczem do dobrego systemu jest solidność tworzonych procedur.

Co to jest system kontroli zapasów

System kontroli zapasów odnosi się do strategii stosowanych przez firmy w celu zagwarantowania posiadania odpowiednich dostaw surowców do produkcji i gotowych produktów na sprzedaż, jednocześnie minimalizując koszty zapasów.

Przechowywanie nadmiaru zapasów jest kosztowne, ponieważ przestrzeń i zasoby finansowe inwestowane w produkty mogą być często lepiej wykorzystywane w innych obszarach.

Jednocześnie jednak posiadanie niskich zapasów może skutkować kosztownymi zamknięciami produkcyjnymi lub opóźnieniami zgodnie z zamówieniami. Systemy kontroli zapasów pomagają firmom znaleźć delikatną równowagę między niewielkimi i zbyt zapasami.

Po co to jest?

Systemy kontroli zapasów pomagają śledzić zapasy i dostarczać dane potrzebne do kontroli i administrowania.

Jest to rozwiązanie technologiczne, które integruje wszystkie aspekty działań zapasów organizacji, w tym wysyłkę, zakup, odbiór, przechowy.

Dobry system kontroli zapasów osiąga to wszystko, przyjmując całościowe podejście zapasów i umożliwiając firmom stosowanie praktyk optymalizujących wydajność i wydajność w całym łańcuchu dostaw.

Z drugiej strony utrzymuje prawidłowy zapas we właściwych lokalizacjach, aby spełnić oczekiwania klientów.

Niezależnie od rodzaju wybranego systemu kontroli zapasów, musisz upewnić się, że zawiera on system identyfikacji elementów zapasów i ich informacji, w tym etykiet kodów kreskowych.

Ważne jest również uwzględnienie narzędzi sprzętowych do skanowania etykiet kodu, centralnej bazy danych dla całego zapasów, oprócz możliwości analizy danych, generowania raportów i prognozowania popytu.

Strategie zapasów

Odpowiednie strategie zarządzania zapasami różnią się w zależności od branży. Zbiornik olejowy może przechowywać duże ilości zapasów przez długi czas, co pozwala czekać na odzyskanie popytu.

Może ci służyć: cena rynkowa: co to jest, jak się ustalono, przykłady

Chociaż magazynowanie oleju jest drogie i trudne, nie ma ryzyka, że ​​zapasy zepsują lub wyciągną ze specyfikacji.

Jednak w przypadku firm handlujących z psującymi produktami lub produktami, których popyt jest wyjątkowo wrażliwy na czas, nie jest to opcja gromadzenia zapasów. Biorąc pod uwagę moment lub ilość zamówień, może być bardzo drogie.

Chłopaki

-Perpetual Inventory System

Dzięki wieczystemu systemowi zapasów rekordy zapasów są stale aktualizowane, licząc dodatki i odejmowanie, gdy elementy zapasów są odbierane, sprzedawane, przenoszone z jednej lokalizacji do drugiego, wybrane do ich konsumpcji i odrzucane.

Niektóre organizacje wolą ten typ systemu, ponieważ dostarcza aktualizowane informacje z zapasów i lepiej zarządza liczbą zapasów fizycznych.

Perpetual Inventory System jest również ulubionym do monitorowania zapasów, ponieważ nieustannie zapewnia dokładne wyniki, gdy jest odpowiednio podawany.

Ten typ systemu działa lepiej, gdy jest używany, wraz z zapasami magazynowymi, bazą danych z kwotami zapasów i lokalizacji półek w czasie rzeczywistym przez pracowników, za pomocą skanerów kodów kreskowych.

Wyzwania do pokonania

Istnieją pewne wyzwania związane z tego typem systemu. Po pierwsze, system ten nie może być utrzymywany ręcznie i wymaga specjalistycznego sprzętu i oprogramowania, co powoduje wyższe koszty wdrożenia, szczególnie dla firm z wieloma lokalizacjami lub magazynami.

Powtarzające się aktualizacje i konserwacja są niezbędne dla ciągłego systemu zapasów, który może być również drogi.

Kolejnym wyzwaniem polegającym na użyciu tego typu systemu jest to, że w miarę upływu czasu zarejestrowany inwentaryzacja może nie odzwierciedlać rzeczywistych zapasów, ponieważ nie ma często fizycznych liczby zapasów.

W rezultacie na zapasy wpływają błędy, skradzione artykuły lub nieprawidłowo zeskanowane artykuły, dzięki czemu nie pokrywają się z fizycznymi liczbami zapasów.

-Okresowy system zapasów

Okresowy system zapasów nie śledzi zapasów w sposób ciągły, ale pozwala organizacjom poznać początkowe i końcowe poziomy zapasów, przez pewien okres czasu.

Ten system śledzi zapasy za pomocą spadków fizycznych. Po zakończeniu zapasów fizycznych saldo na koncie zakupowym dodaje do konta zapasów i dostosowuje się do pokrycia kosztów końcowych zapasów.

Firmy mogą wybrać, czy obliczyć koszt ostatecznego zapasów za pomocą metod rachunkowości zapasów LIFO, FIFO lub innej metody, biorąc pod uwagę, że początkowe zapasy są ostatecznym zapasem poprzedniego okresu.

Istnieją również wady korzystania z okresowego systemu zapasów. Po pierwsze, podczas gdy liczba zapasów fizycznych jest zakończona, normalne działania komercyjne są prawie zawieszone. W rezultacie pracownicy mogą pośpiesznie wykonywać liczby fizyczne z powodu ograniczeń czasowych.

Błędy i oszustwo mogą być częstsze w tym systemie, ponieważ nie ma ciągłej kontroli nad zapasami. Trudniej jest również ustalić, gdzie występują rozbieżności w liczbie zapasów, ponieważ ma miejsce dużo czasu między liczbą.

Jak wdrożyć system zapasów w firmie?

-Opracuj system przechowywania

Zorganizuj produkty

Pierwszym z nich jest zorganizowanie przechowywanych produktów w celu łatwego dostępu i zliczenia każdego artykułu zapasów. Konieczne jest oznaczenie wszystkiego, aby można je było rozpoznać z prostotą, a materiały można umieścić we właściwym miejscu.

Skuteczność systemu zapasów zależy w dużej mierze od dokładności liczenia artykułów do wynalezienia. Nieprawidłowa liczba może powodować rozbieżności w rachunkowości, generować nadmierne zamówienia i nadprodukcję.

Wymagania dotyczące przechowywania

Poniżej znajduje się wymiary fizyczne niezbędne do przechowywania zapasów. Może to być magazyn lub mała szafa, w zależności od wielkości produktów lub materiałów, oraz wielkości sprzedaży.

Należy również rozważyć wszelkie specjalne warunki wymagane do przechowywania, takie jak temperatura lub kontrola wilgoci.

Zapasy należy skutecznie umieścić w celu poprawy jego obsługi. Każdy artykuł musi być zlokalizowany tak, aby ten z największą obrotem był najbardziej dostępny.

Może ci służyć: Gossen Laws

Powinieneś również rozważyć pozbycie się przestarzałych przedmiotów sprzedawanych rzadko.

Rozważ system kodów kreskowych

Jeśli masz dużo zapasów, potrzebny będzie jakiś sposób na śledzenie elementów. Najłatwiejszym sposobem na to jest system kodów kreskowych. Jeśli istnieje kilka rodzajów elementów, można użyć systemu wizualnego.

-Weź zapasy

Pracownicy pociągów

Ludzie, którzy pracują w ekwipunku, są najważniejszym aspektem systemu. Jeśli nie są przeszkoleni lub bezpieczni, kto musi wykonać działanie, wpłynie to na wydajność i precyzję kierownictwa.

Pracownicy powinni być przeszkoleni we wszystkich aspektach systemu zapasów, takich jak to, co należy zrobić w każdym punkcie, kto powinien to zrobić i jak zostać udokumentowane.

Wykonywać okresowe liczby

Częstotliwość, z jaką przeprowadzana jest zapas, będzie miała znaczący wpływ na dokładność systemu zapasów. Niektóre rodzaje operacji będą wymagały częstszych interwałów zapasów niż inne.

Ważne jest, aby najpierw skupić się na najważniejszych artykułach. Na przykład można ustalić artykuły o wysokim priorytecie, takie jak 80% sprzedaży. Następnie można tworzyć kategorie średnie i niskie priorytetowe dla artykułów o mniejszej sprzedaży. Będzie to uniknąć marnowania czasu do liczenia artykułów przy niskiej sprzedaży.

-Uzgodnij zapasy

Dostosuj dane

Inwentarz musi zostać dostosowany z powodu napadów, starzenia się, pogorszenia lub uszkodzenia. Zmniejszenie zapasów wyjaśni różnicę między liczbą zapasów fizycznych a zapasami zapisanymi w książkach.

Oddzielne funkcje

Administracja zapasów wymaga zarówno fizycznego zarządzania zapasami, takim jak liczenie i przenoszenie zapasów, jako zadania administracyjne, takie jak prezentacja odpowiedniej dokumentacji i rachunkowości.

Te dwie funkcje muszą być obsługiwane przez różne działy, zmniejszając w ten sposób ryzyko rozboju.

-Popraw zarządzanie zapasami

Zoptymalizuj poziomy zapasów

Poziomy zapasów muszą być utrzymywane na odpowiednim poziomie, aby zmaksymalizować zyski i zmniejszyć straty.

Utrzymanie zbyt dużej ilości zapasów zwiększa ryzyko starzenia się, uszkodzeń i pogorszenia, a jednocześnie nie zachowując wystarczającej ilości środków utraty możliwości sprzedaży.

Wdrażaj oprogramowanie

Chociaż korzystanie z arkusza kalkulacyjnego może działać dla małej firmy, duże firmy będą potrzebować oprogramowania do zarządzania zapasami.

System można zintegrować z innym oprogramowaniem biznesowym w celu stworzenia zintegrowanego systemu i automatyzacji operacji.

Metody i narzędzia do kontroli zapasów

Kontrola zapasów ABC

Nie jest pożądane posiadanie takiego samego stopnia kontroli nad wszystkimi artykułami w zapasach, ponieważ każdy różni się w zależności od rocznej wartości konsumpcji.

Dlatego ta metoda kontroli zapasów jest stosowana do określenia znaczenia każdego artykułu zapasowego zgodnie z jego roczną wartością zużycia. Są klasyfikowane jako A, B i C.

Artykuły o wysokiej wartości są klasyfikowane jako „A”. Zasadniczo tworzą 15% -25% pozycji zapasów, które stanowią 75% -80% rocznej wartości konsumpcji. W tych artykułach należy zachować ścisłą kontrolę.

Kategoria „B” składa się z artykułów o niższej wartości zużycia. Składa się z 20–30% pozycji zapasów, które stanowią 10% -15% rocznej wartości konsumpcji. Należy zachować rozsądną kontrolę w tych artykułach.

Najmniej ważne artykuły zapasów są klasyfikowane jako „C”. Składa się z 45% -65% pozycji zapasów, które stanowią 5% -15% rocznej wartości konsumpcji. Ze względu na niską wartość tych artykułów utrzymuje się niewielką kontrolę nad nimi.

Metoda trzech tray

Opiera się na koncepcji systemu Kanban, używanego przez japońskich producentów, który reguluje dostawę artykułów za pomocą karty pokazującej zestaw specyfikacji.

Centra pracy pokazują tę kartę, gdy chcą wyodrębnić zapasy z tace.

Trzy tacki, jedna na podłodze, drugą w magazynie i trzeci w ustanowieniu dostawcy, są dobrze wyposażone w kartę Kanban do śledzenia ruchu zapasów.

Może ci służyć: strata i użyteczność

Po użyciu zapasów tacy umieszczonych na podłodze, jest on uzupełniany z tacki magazynowej. Następnie taca magazynowa jest wysyłana do dostawcy w celu wypełnienia zarezerwowanego zapasów. Natychmiast dostawca wyprodukuje więcej zapasów, aby wypełnić pustą tacę.

W samą porę

Jest to metoda, w której materiały są nabywane na kilka godzin przed użyciem. Jest przyjmowany przez firmy w celu zmniejszenia niepotrzebnego obciążenia zapasami, na wypadek, gdyby popyt jest mniejszy niż planowane zapasy.

Celem tej metody jest zwiększenie rotacji zapasów i zmniejszenie kosztów konserwacji przez przechowywanie.

Dlatego eliminuje potrzebę noszenia wielkich zapasów. Aby skorzystać z korzyści z tej metody, musi wystąpić odpowiednia synchronizacja między dostarczaniem materiału a cyklem produkcyjnym.

System skomputeryzowany

To narzędzie integruje się w jednym systemie wszystkie funkcje zaangażowane w zarządzanie zapasami. Oprogramowanie tego typu pozwala firmie.

Jego korzyści można zmaksymalizować, gdy system kontroli zapasów jest zintegrowany z innymi systemami, takimi jak rachunkowość i sprzedaż, które pomagają lepiej kontrolować poziomy zapasów.

Stała ilość zamówienia

W tej metodzie maksymalne i minimalne poziomy zapasów są ustalone. Stała maksymalna ilość zapasów można automatycznie uzupełnić, gdy poziom zapasów osiągnie minimalny poziom zapasów lub ustalony punkt zmiany kolejności.

Spółka musi ustalić maksymalną i minimalną pojemność zapasową, zgodnie z przestrzenią pamięci i trendem sprzedaży.

Ta metoda pomaga zmniejszyć błędy zmiany kolejności i skutecznie podawać pojemność pamięci.

Przykłady

Netsuite ERP

Ten system ma na celu kontrolę zapasów, niezależnie od głośności lub lokalizacji. Pozwala spełnić oczekiwania dotyczące obsługi klienta lub dostarczyć zamówienia na magazyn.

Korzystając z zintegrowanych narzędzi i funkcji, możesz monitorować zapasy w kilku lokalizacjach, a także monitorowanie zamówień i zapasów bezpieczeństwa.

Zaprojektowane dla średnich i dużych firm, rozwiązanie gwarantuje, że istnieje szeroka ilość zapasów, aby w dowolnym momencie zaspokoić zamówienia.

Inwentarz Zoho

W tym systemie zarządzania zapasami widać to, że jest częścią aplikacji Business Productivity Zoho, jednej z najczęściej używanych marek oprogramowania na poziomie biznesowym.

Ogromną zaletą zapasów Zoho w stosunku do innych systemów jest jego kompatybilność z innymi aplikacjami produktywności Zoho, co pozwala migrować dane stabilne za pośrednictwem produktów Zoho.

Oznacza to, że zapasy, sprzedaż, zasoby ludzkie mogą być zarządzane i administrowania relacjami z klientami za pomocą jednej platformy.

Quickbooks

Podczas gdy wielu zna QuickBooks jako doskonałe oprogramowanie księgowe, jego narzędzie do zarządzania zapasami jest w stanie nadążyć za najlepszymi narzędziami administracji zapasów.

Jeśli uważa się, że firmy są poświęcone sprzedaży przedmiotów lub usług, sensowne jest, aby oprogramowanie księgowe mogło administrować wszystkimi tymi przedmiotami.

Po pierwsze, QuickBooks jest odpowiedzialny za aktualizację kwot sprzedawanych lub kupowanych zapasów. Szybki widok tej funkcji powinien łatwo powiedzieć, co jest sprzedawane, a następnie powiedzieć, co należy zmienić.

Podczas gdy uczestniczą w innych zadaniach, QuickBooks działa w tle, aby przenieść wartości zapasów do bilansu.

Bibliografia

1. Nicole Pontius (2019). 4 rodzaje systemów kontroli zapasów: wieczne vs. Okresowa kontrola zapasów i systemy zarządzania zapasami, które je wspierają. Camcode. Zaczerpnięte z: Camcode.com.
2. Żargony biznesowe (2019). System kontroli zapasów. Zaczerpnięte z: BusinessJargons.com.
3. Michael R. Lewis (2019). Jak opracować system zapasów. Wiki jak. Zaczerpnięte z: Wikihow.com.
4. Anam Ahmed (2018). Jakie są systemy zapasów? Bizfluent. Zaczerpnięte z: Bizfluent.com.
5. Tragecko (2019). Co to jest zarządzanie zapasami? Zaczerpnięte z: Tragecko.com.
6. Adam Hayes (2019). Zarządzanie zapasami. Inventopedia. Zaczerpnięte z: Investopedia.com.
7. Odniesienie do biznesu (2019). Systemy kontroli zapasów. Zaczerpnięte z: referenceforbusiness.com.
8. Finanse online (2019). 10 najlepszych systemów zarządzania zapasami na 2019. Zaczerpnięte z: FinancesSonline.com.