15 najważniejszych funkcji biurowych

Funkcje biurowe, które dominują Są to działania administracyjne prowadzone przez personel firmy, organizacji lub instytucji i które są niezbędne do ich działania. Jeśli skutecznie będą wykonywane, wyniki będą znacznie lepsze niż w przypadku źle wykonanych.

Praca biurowa zwykle ma regularny harmonogram od poniedziałku do piątku, który zaczyna się o 8 lub 9.M. i trwa do 4 lub 5 p.M, chociaż różni się to w zależności od krajów lub regionów.

Większość prac biurowych wymaga podstawowych umiejętności, takich jak: doustna komunikacja płynów, umiejętność pisania, archiwum i pewne doświadczenie w sprzęcie biurowym, takim jak komputery, kserokopierze itp.

W zależności od przyjętego poziomu stanowiska lub odpowiedzialności wymaga to, aby osoba posiadała wykształcenie techniczne, uniwersyteckie lub czwartego poziomu.

Główne funkcje biura, które dominują

1- Planowanie

Jest to pierwszy i najważniejszy z zadań, ponieważ polega na określeniu, w jaki sposób metody i struktury organizacyjne mogą przyczynić się do biznesplanu.

Istnieją narzędzia technologiczne, które im pomagają, wówczas metody te można określić w zadaniach wśród członków zespołu, ale tylko dobre planowanie może zapewnić, że wszystko się kończy, dodając do celu biznesowego.

W przypadku ogólnego planowania wymagana jest jasna wizja firm i pewien poziom hierarchiczny w firmie, ale każdy członek zespołu musi zaplanować swoją pracę, aby mogli osiągnąć ustalone cele i terminy.

2- Raporty transkrypcyjne i/lub raportowanie

Zadaniem, które zajmuje czas osób pracujących w biurze, jest pisząc, w dowolnym wsparciu, raportów, które wspierają lub szczegółowo opisują ich funkcje lub które służą wyjaśnianiu wśród reszty swoich kolegów szczegółów (tło, postępy, wyniki, profesjonaliści i wady itp.) konkretnego projektu.

Pisma te służą również jako zapis działalności organizacji, do której należy to biuro, do przyszłych inspekcji lub recenzji.

3- Weź udział w spotkaniach

Są to spotkania między członkami zespołu roboczego, w którym wymieniane są pomysły na temat bieżących projektów, prezentowane są nowe propozycje, prezentacje, raporty lub raporty.

Zazwyczaj mają cel wyrównania wszystkich obecnych w kierunku wspólnego celu, przypisując każdemu role, zadania i terminy. Służą również do rozwiązania niedogodności, które powstały w wykonywaniu zadań.

Zwykle mają bardzo zdefiniowaną częstotliwość, czas trwania i dynamikę. Ponadto, co jest w nich rozmawiane, jest zwykle rejestrowane w ciągu kilku minut lub minut na archiwum.

Niektóre organizacje organizują codzienne spotkania, kolejne kilka dni w tygodniu, co dwa tygodnie i inne co miesiąc. Częstotliwość spotkań zależy od każdej firmy i ich potrzeb.

4- Spotkania programowe

Chodzi o koordynację programu wszystkich ludzi, którzy muszą być na spotkaniu, aby udało się zbiegać się w określonym miejscu i czasie.

Jest to zadanie, które może być przytłaczające, więc poleganie na technologii może być dobrym pomysłem. Istnieją aplikacje, takie jak harmonogram, które pozwalają automatycznie programować spotkania, umożliwiając gościom dostęp do dostępnych dat i wybór harmonogramu, który jest dla nich wygodny.

5- Sprawdź e-mail korporacyjny

Jest to zadanie, które może zająć dużo czasu. Raport z Adobe opublikowany w 2016 r., Który wynikał z samodzielnej ankiety dla ponad tysiąca pracowników, ujawnia, że ​​przekazujemy średnio 20.5 godzin tygodniowo, sprawdzając nasz e -mail z pracy.

Klasyfikuj, czytaj i odpowiadaj na e -maile, jest bardzo powszechną formą komunikacji i umożliwia wymianę plików i wrażeń związanych z projektem organizacyjnym lub procesem.

Chociaż firmy stale szukają bardziej wydajnych formularzy zarządzania pocztą, istnieją również aplikacje, takie jak inteligentne etykiety Gmaila.

Innym sposobem przyspieszenia tego zadania jest włączenie szablonów poczty typowej lub tekstów, które można wysłać przy minimalnych modyfikacjach do różnych odbiorców i na różne możliwości.

6- Zarządzanie finansami

To zadanie należy zagwarantować, że pieniądze spełniają swój cykl życia w zakupie i sprzedaży produktów i usług; że wszystkie faktury są wysyłane, zarejestrowane, wypłacane i wysyłane. Oczywiście istnieją biura, w których są one poświęcone tylko temu.

Ta działalność obejmuje również aktualizację rachunków finansowych i dokumentów prawnych w taki sposób, że nie ma żadnych niedogodności w ramach prawnych, które dotyczą podanej organizacji.

7- logistyka

Ta funkcja gwarantuje, że wszystkie towary związane z pracą firmy są transportowane z magazynów i klientów. Obejmuje również nawiązanie linku z dostawcami w celu uzyskania surowców do produkcji nowych produktów.

Celem tej funkcji jest upewnienie się, że firma ma w posiadaniu wszystko, co konieczne do utrzymania produkcji dobrego lub usługi, która jest marketingowa.

8- Zwróć uwagę

W biurze konieczne jest również odbieranie telefonu, ponieważ jest to sposób komunikacji z klientami, dostawcami i samymi pracownikami. 

Chociaż wydaje się to prostym zadaniem, wymaga pewnego protokołu, ponieważ może to być głos, który ktoś spoza firmy kojarzy z obrazem tego. Dlatego ważne jest, aby przestrzegać przepisów uprzejmości, utrzymywano ton instytucjonalny, ilość głosu i używane słownictwo były moderowane.

Innym ważnym faktem, który czasami jest pomijany podczas wykonywania tej funkcji, jest zapisanie jak największej liczby danych po drugiej stronie telefonu; Spowoduje to zasilanie bazy danych kontaktowych firmy i pozwoli na monitorowanie problemu omówionego podczas rozmowy telefonicznej.

9- Organizacja archiwalna

Większość zadań wykonywanych w biurze, generuje jakiś dokument: faktury, notatki, minuty, minuty, raporty sprzedaży itp.

W cyfrowym lub papierze jest to ilość informacji, która wymaga od kogoś katalogu, złożenia i ochrony zgodnie z poziomem ważności dla firmy.

Dokładnie ten ostatni punkt, który ochrona informacyjna jest problemem, który stał się bólem głowy dla wielu organizacji, tak że narzędzia, protokoły i procedury, które szukają bezpieczeństwa w archiwum oraz transmisji transmisji, pojawiają się coraz bardziej poufne dane w antenie w organizacja.

W niektórych przypadkach zewnętrzny twardy dysk.

10- Dystrybucja poczty firmy

Zadaniem, które pomimo nie wymagania bardzo wysokiego szkolenia akademickiego wymaga dobrej organizacji, odpowiedzialności i poczucia pilności, jest dystrybucja korespondencji w biurze.

Szkic pewnego projektu, karta kredytowa wysyłana przez bank, faktury dostawcy lub list reagowania podmiotu rządowego, to niektóre z dokumentów, które każdy pracownik może czekać i na które wiele innych procesów może zależeć od firmy.

11- Obsługa klienta

Ta funkcja polega na fizycznym uczęszczaniu do klientów z wątpliwościami lub skargami dotyczącymi produktów lub usług oferowanych przez firmę.

12- Drukowanie i kopiowanie dokumentów

Polega na wydrukowaniu dokumentów, które muszą być zapisane fizycznie lub kopie, których muszą być powielane lub dostarczone pracownikom firmy.

13- Wywiady z kandydatami

Jest to jeden z zadań procesu selekcji personelu. Można je przyjmować indywidualnie lub w grupie, to znaczy koncentrując się na jednym kandydatku lub kilku.

14- Zakup materiałów eksploatacyjnych i materiałów biurowych

Materiały biurowe są niezbędne dla ich wydajności. Zapasy artykułów papierniczych, atrament drukarki, opakowanie lub papier musi być zawsze dostępne, więc musi być ktoś odpowiedzialny za zarządzanie.

15- Funkcje administracyjne

Wysiłki administracyjne są niezbędne dla firmy w celu utrzymania stabilności i mogą osiągnąć sukces w swoich firmach. Świadomość kwestii prawnych, dokumentów i innych biurokratycznych działek to niektóre z tych funkcji.

Bibliografia

1. Audra Bianca (S/F). Organizacja biurowa i wskazówki dotyczące planowania. Odzyskane z: Smallbusiness.Chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 zadań biurowych, które mogą i powinny zautomatyzować. Odzyskane z: jest.SBA.Gov.
3. DeWei Caitlin (2016). Ile godzin swojego życia zmarnowałeś na e -mail z pracy? Wypróbuj nasz przygnębiający kalkulator. Odzyskane z: WashingtonPost.com.
4. Laurie Reeves. Lista prac pracujących w biurze. Odzyskane z: praca.Chron.com.
5. Co robi asystent biura. Odzyskane z nauki.org.
6. Co dokładnie robią ludzie w pracy biurowej. Odzyskany z: Reddit.com.