Funkcje sekretarza

Wśród głównych Funkcje sekretarza Podkreślają program, zajmują się publicznością i zarządzają informacjami poufnymi. To osoba odpowiedzialna za wykonywanie zadań pomocy administracyjnej w biurze.

To stanowisko może być wykonywane przez mężczyznę lub kobietę, chociaż najczęstsze jest to, że jest to kobieta, która go ćwiczy. Zazwyczaj są odpowiedzialni za poufne sprawy ludzi z pewną hierarchią w firmie, takich jak dyrektorzy, menedżerowie, prezydenci,. To przychodzi, aby zamienić ich w prawą rękę dyrektora, dla którego działają.

Jeśli firma jest niewielka, największe obciążenie sekretarza jest powiązane z podstawowymi zadaniami biurowymi.

Niektóre kraje na świecie poświęcają szczególny dzień w tym roku, aby podziękować i świętować swoją pracę. Na przykład w Kolumbii, Peru i Meksyku Dzień Sekretarza jest 26 kwietnia, podczas gdy w Wenezueli jest 30 września.

Główne funkcje sekretarza

Praca sekretarza polega na wspieraniu jego szefa w pełni przestrzegania jego roli w organizacji, bez opóźnień lub rozproszenia.

Chociaż charakter firmy wpływa na rodzaj pracy wymaganej od sekretarza, można powiedzieć, że jej głównymi funkcjami są:

1- Zarządzanie programem

Odpowiedzialność sekretarza jest na bieżąco z programem osoby, dla której pracuje. Tam musisz odzwierciedlać wszystkie swoje zobowiązania, a czasem osobiste.

Musisz także zachować dane wszystkich osób i instytucji, z którymi pracodawca musi być powiązany.

Agenda sekretarza zwykle służy jako dziennik operacyjny dyrektora, dla którego pracuje.

2- Uwaga na społeczeństwo

Uwaga na społeczeństwo jest jednym z najbardziej fundamentalnych zadań, jakie musi wykonać sekretarz. Musisz odbierać połączenia i rejestrować ich powód, a także wszystkie te dane, które pozwalają pracodawcy na monitorowanie sprawy.

To także osoba, która przyjmuje odwiedzających w biurze. Dlatego ważne jest, aby sekretarz utrzymał obraz zgodnie z korporacyjnym obrazem miejsca pracy.

Jego rola jest nie tylko po to, by powitać odwiedzających, ale także podaje pierwsze instrukcje i wytyczne dotyczące kultury organizacyjnej i wewnętrznych procesów firmy.

3- Zarządzanie dokumentami

Oprócz tego, że jest osobą, która otrzymuje i zarządza korespondencją swojego szefa, sekretarz pisze, czyta, odpowiada i archiwikuje większość kart, powiadomień, memorandale i e -maili jego pracodawcy.

W tym celu należy go obsługiwać niektóre zastosowania oprogramowanie które pozwalają przygotować większą zwinność i szybko takie dokumenty.

Specyficzność tych kompetencji będzie zależeć od rodzaju pracy wymaganej w obszarze, w którym działa.

Sekretarz obsługuje bazę danych kontaktowych swojego szefa i składa pisemną korespondencję, a także protokoły zgromadzenia i inne interesujące dokumenty w biurze.

To sekretarz zwykle odnotowuje sprawy omówione na ważnych spotkaniach.

4- poufne zarządzanie informacjami (wewnętrzne i zewnętrzne)

Wśród funkcji, które wyróżniają dobrą sekretarkę, jest odpowiednio i wydajne obsługa wszystkich informacji niezwykle ważne dla działania firmy lub instytucji, w której działa.

Na przykład musisz mieć kontrolę nad dokumentami prawnymi, które mogą być wymagane przez instancje rządowe w dowolnym momencie.

Możesz także mieć dostęp do informacji o środowisku lub dowolnego z aktorów związanych z firmą. Informacje te muszą być zarządzane w sposób dyskretny, wydajny i terminowy.

5- Organizacja biurowa

Sekretarz musi działać i utrzymywać sprzęt i meble biurowe: telefony, kserokopierze, drukarki, projektory, meble, dokumenty,.

To ten, który ma kontrolę nad zapasami nakładów i sprzętu biurowego. Utrzymuje również fizyczne i elektroniczne systemy plików w kolejności, aby informacje były łatwo dostępne w razie potrzeby.

Sekretarz musi mieć jej czystą i zorganizowaną przestrzeń roboczą, ponieważ zwykle są to pierwsze rzeczy, które ludzie spoza firmy widzą podczas wchodzenia w swoje obiekty.

6- Przygotowanie prezentacji

Zwykle dyrektor musi przedstawić swoje raporty w formie prezentacji, które wznawiają i hierarchizują informacje. O to zadanie zwykle prosi o pomoc od swojego sekretarza.

Osoba w Sekretariat musi upewnić się, że informacje, które tam pojawią się, odzwierciedlają dane, którymi szef chce się udostępnić.

Musi być również uważne, że jest to prezentacja wolna od błędów pisowni i że jest zgodna z graficzną tożsamością firmy.

7- Nadzór administracyjny

Obowiązkiem sekretarza jest świadomość, że zasady i procedury niezbędne do opieki nad aktywami firmy lub instytucji, w której służy, są wypełnione.

Zgodnie z hierarchicznym poziomem jego szefa, sekretarz może potwierdzić dokładność danych, które odzwierciedlają szczegóły operacji budżetowych.

Sekretarz musi zająć się kontrolą kierownictwa i prawidłowym administracją zasobów w biurze.

8- Organizacja przemieszczenia

Jeśli szef musi dużo podróżować w sprawach pracy, sekretarz będzie miał funkcję organizowania wszystkiego związanego z przesiedlaniem. Z akwizycji biletów pociągowych lub samolotów, zakwaterowania lub zatrudniania kierowcy lub lokalnego przewodnika.

9- Komunikacja z innymi działami

W wielu przypadkach sekretarz jest odpowiedzialny za dystrybucję lub otrzymywanie informacji od innych działów, zanim przejdą przez swojego szefa. Dzięki temu unikaj przeciążenia pracy do swojego przełożonego, ponieważ może on zsyntetyzować najważniejsze potrzeby i te, które wymagają większej potrzeby.

Wirtualny sekretarz

Wraz z rozwojem prac online powstaje postać sekretarzy online lub wirtualni asystenci.

Ci sekretarze wykonują większość opisanych powyżej, ale zdalnie. W takich przypadkach sekretarze obciążają swoje usługi na godzinę lub według projektu.