Systemy kontroli administracyjnej, cele, przykłady

On kontrola administracyjna Jest definiowany jako proces, w którym menedżerowie wpływają na innych członków organizacji na wdrażanie strategii. Jest wykonywany na podstawie informacji otrzymanych przez menedżerów.

Zajmuje się koordynacją, alokacją zasobów, motywacją i pomiarem wydajności. Praktyka kontroli zarządzania i projektowanie systemów kontroli zarządzania opiera się na serii dyscyplin akademickich.

Źródło: Pixabay.com

Kontrola administracyjna implikuje obszerny pomiar. Dlatego jest to powiązane i wymaga wkładu rachunkowości, zwłaszcza rachunkowości zarządzania. Po drugie, implikuje decyzje dotyczące zasobów. Dlatego jest powiązany i wymaga wkładu gospodarki, zwłaszcza gospodarki zarządzania.

Po trzecie, implikuje komunikację i motywację pracy. Oznacza to, że jest to powiązane i wymaga wkładu psychologii społecznej, zwłaszcza zachowań organizacyjnych.

Słabe kontrole w firmie podnoszą ważne zagrożenia, takie jak nieefektywne wykorzystanie zasobów, błędy przetwarzania, redukcja rentowności, brak zgodności z przepisami i kradzież lub sprzeniewierzenie aktywów przez pracowników.

[TOC]

Planowanie i kontrola

Istnieje bliski związek między planowaniem a kontrolą. Planowanie jest procesem, w którym ustalono cele organizacji i metody osiągnięcia celów. Kontrola to proces, który mierzy i kieruje rzeczywistą wydajnością w stosunku do planowanych celów organizacji.

Po ustaleniu strategii i planach, głównym zadaniem kierownictwa jest podjęcie środków w celu zapewnienia przeprowadzenia tych planów lub, jeśli wymagają tego warunki, plany są modyfikowane.

Kontrola administracyjna jest jedną z funkcji zarządzania, takich jak planowanie, organizacja, nadzór i zarządzanie.

Jest to ważna funkcja, ponieważ pomaga zweryfikować błędy i podjąć środki naprawcze w celu zminimalizowania odchylenia standardów i osiągnięcia ustalonych celów organizacji w pożądany sposób.

Kontrola administracyjna może być zdefiniowana jako funkcja systemu, która dostosowuje operacje w razie potrzeby w celu osiągnięcia planu lub utrzymania zmian celów systemu w dozwolonych limitach.

Systemy kontroli administracyjnej

Są to systemy, które zbierają i wykorzystują informacje do oceny wydajności różnych zasobów biznesowych, takich jak ludzie, fizyczni, finansowi i organizacja w wyniku realizowanych strategii zarządzania.

Dlatego są zbiorem formalnych procedur niezbędnych do skuteczności administracyjnej i gospodarczej. Menedżerowie używają go do utrzymania lub zmiany standardów w działaniach organizacji.

Będąc integralną częścią całego systemu kontroli firmy, jego celem jest zagwarantowanie pełnego i terminowego wdrożenia planów i zasad zarządzania.

Mogą one obejmować ze sposobu, w jaki zaopatrzenie są wymagane do sposobu zaprogramowania stosowania aktywów, przydzielane są prace lub zapas.

System kontroli administracyjnej to sposób, w jaki menedżerowie mogą udokumentować swoje strategie organizacyjne lub zasady. Podobnie jest to sposób na ocenę wydajności wewnętrznych procesów korporacyjnych, porównując je z zadeklarowanymi celami i zasadami.

Narzędzie biznesowe

System kontroli administracyjnej jest narzędziem biznesowym, które może wskazywać na to, jak dobrze organizacja jest wykonywana zgodnie z jej celami.

Jednak kontrole administracyjne są tylko jednym z narzędzi, których menedżerowie używają do wdrożenia pożądanych strategii.

Może ci służyć: schemat wycieczki: po co to jest, jak się radzi, przykłady

Strategie są wdrażane nie tylko poprzez kontrole administracyjne, ale także ze strukturą organizacyjną, zarządzaniem zasobami ludzkimi i kulturą organizacyjną.

składniki

System kontroli administracyjnej jest narzędziem pomagającym kierownictwu w kierowaniu organizacji w kierunku jej strategicznych celów i przewagi konkurencyjnej. Ogólnie rozumie się, że ma trzy komponenty:

- Ustanowienie standardów.

- Prawdziwy pomiar wydajności w stosunku do tych standardów.

- Podejmij środki naprawcze dla dewentiacji zasad i planów.

Trudności

Istnieją dwie wspólne trudności związane z systemami kontroli administracyjnej w firmach.

- Być w stanie rozpoznać obszary, w których potrzebna jest większa kontrola.

- Aby móc rozpoznać, gdy istniejące kontrole są nieefektywne lub wadliwe.

Cele

Cele kontroli administracyjnej odnoszą się do wiarygodności informacji finansowych, terminowych informacji zwrotnych na temat osiągnięcia celów operacyjnych lub strategicznych oraz zgodności z prawem i przepisami.

Wykrywanie błędów

Nieregularność w administracji spółki może zagrozić osiągnięciu ogólnych celów firmy, powodując, że stracili działalność przed konkurencją.

Dlatego ważne jest, aby szybko wykryć nieprawidłowości. Podobnie można zidentyfikować różne obwody i obszary, że chociaż nie mają wpływu poważne nieprawidłowości lub awarie, mogą zostać zoptymalizowane przez ogólny dobrobyt firmy.

Pokaż, że wszystko działa poprawnie

Kontrola administracyjna weryfikuje, że wszystko działa dobrze i że zarówno proponowane cele, jak i poziomy ustalone na poziomie administracyjnym w odniesieniu do zysków, sprzedaży, bezpieczeństwa itp., Są one spełnione bez znaczących modyfikacji.

W ten sposób firma staje się bezpieczniejsza, będąc bardziej solidnymi standardami i procesami podejmowania decyzji operacyjnych.

Działać

Wykrywanie sytuacji nie jest bardzo przydatne, jeśli nie podejmowane są konkretne działania w celu kierowania negatywnych okoliczności, dzięki szczegółowym i konkretnym informacjom podanym przez kontrolę administracyjną.

Komunikować i zmotywuj pracowników

Dokładna znajomość statusu firmy, w tym jej błędy, problemy i prawidłowo zarządzane aspekty, promuje lepszą komunikację z pracownikami, motywując ich do zagwarantowania, że ​​niezbędne aspekty zostaną ulepszone lub że właściwa linia jest przestrzegana.

Wdrożyć środki zapobiegawcze

Przedwczesna diagnoza konkretnych problemów wykrywanych przez kontrolę administracyjną powoduje, że działania naprawcze niepotrzebne, zastępowane tylko działaniami zapobiegawczymi.

Zalety

Największą zaletą kontroli administracyjnej jest to, że tworzy cykl zarządzania i kontroli dla przywództwa biznesowego. Podejmowanie decyzji jest usprawnione, ponieważ w grę wchodzi mniej osób.

Pomóż menedżerom mierzyć prawdziwą wydajność i jako przewodnik po osiągnięciu celów.

Pomoc decentralizację

Nowoczesny trend organizacji biznesowych jest decentralizacja, która wymaga systemu kontroli.

W decentralizacji organ podejmujący decyzję jest rozproszony w całej organizacji.

Kierownictwo musi zachować kontrolę w swoich rękach, aby wiedzieć, czy organ jest prawidłowo używany. Bez odpowiedniej kontroli administracyjnej decentralizacja nie może się udać.

Pomoc w koordynacji

Wielkość współczesnych firm rośnie. Wykorzystana jest w nich duża ilość kapitału i dużej liczby osób.

Stwarza to problem odpowiedniej kontroli, ponieważ istnieje wiele podziałów, które wytwarzają i dystrybuują różne produkty. Aby koordynować swoje działania, wymagany jest system kontroli.

Może Ci służyć: Portfolio usług: typy, części i przykłady

Upraszcza nadzór

Upraszcza nadzór, wskazując znaczące odchylenia. Utrzymuje pracowników pod kontrolą.

Dobry system sterowania bardzo szybko wykrywa słabości. Pomaga to rozszerzyć zakres kontroli na wszystkich poziomach.

Zwiększyć motywację

Techniki kontroli tworzą atmosferę porządku i dyscypliny w organizacji, znajdując odchylenia i identyfikując ich odpowiedzialne czynniki.

Zwiększa to motywację pracowników, ponieważ znają pracę, za którą są uważani za odpowiedzialnych.

Niedogodności

Wadą kontroli administracyjnej jest to, że może ona zniechęcać do kreatywności i innowacji, czyniąc firmę bardziej znormalizowaną i mniej elastyczną.

Często organizacje o ścisłej kontroli administracyjnej są mniej zdolne do dostosowania się do zmian na rynku, ich branży lub środowisku prawnym, ograniczając zakres możliwych pomysłów i planów

Trudności w ustaleniu standardów ilościowych

Kontrola administracyjna traci swoją skuteczność, gdy standardu wydajności nie można zdefiniować w kategoriach ilościowych.

Bardzo trudno jest ustalić ilościowy standard dla ludzkich zachowań, poziom wydajności, zadowolenie z pracy, motywację pracowników itp. W takich przypadkach proces zależy od uznania menedżera.

Nie ma kontroli nad czynnikami zewnętrznymi

Firma nie może kontrolować czynników zewnętrznych, takich jak polityka rządowa, zmiany technologiczne, zmiana mody, zmiana polityki konkurencji itp.

Opór pracowników

Base pracownicy mogą czuć się pogardzani i niezadowoleni, ponieważ nie wolno im przedstawiać swoich pomysłów. Pracownicy uważają, że kontrola zmniejsza ich swobodę działania. Może to prowadzić do silnej rotacji personelu.

Pracownicy często opierają się kontroli. W rezultacie skuteczność tego samego jest zmniejszona

Drogie materię

Aby zainstalować system kontroli administracyjnej, organizacje muszą spędzać dużo czasu i pieniędzy.

Korzyści muszą być więcej niż koszty, wówczas tylko kontrola będzie skuteczna, w przeciwnym razie doprowadzi do nieefektywności.

Znaczenie

Bez kontroli administracyjnej proces zarządzania jest niekompletny. W firmach potrzeba kontroli powstaje z powodu kilku czynników:

- Trudno jest ustalić w pełni precyzyjne standardy wydajności w dużych organizacjach. Z drugiej strony menedżer potrzebuje wszelkiego rodzaju informacji, które nie zawsze są dostępne. Kontrola jest wymagana do oceny dokładności standardów.

- Pracownikom powierzono duże sumy pieniędzy i cenne zasoby. Jednak w przypadku braku kontroli pracownicy mogą poddać się pokusom. Skuteczny system sterowania pomaga zminimalizować nieuczciwe zachowanie przez pracowników.

- W przypadku braku kontroli pracownicy mogą zrelaksować się w ich wysiłku, a wydajność mogą spaść poniżej normy.

Poprzez kontrolę jest zapewnione skuteczne uzyskanie i wykorzystanie zasobów organizacji w celu osiągnięcia pożądanych celów. Kontrola administracyjna oferuje następujące korzyści:

Weryfikacja polityki

Pozwala zarządowi zweryfikować jakość różnych planów. Dlatego możesz ujawnić, które plany powinny zostać przeprojektowane lub które cele powinny zostać zmodyfikowane.

Zmiany w środowisku mogą sprawić, że oryginalne plany są opłacalne lub zużyte. Kontrola pomaga przeglądać i aktualizować plany.

Odpowiedzialność za zarządzanie

Nawet gdy menedżer przypisuje pewne działania i przekazuje władzę swoim podwładnym, nadal jest odpowiedzialny za ostateczne wyniki.

Może ci służyć: kapitał obrotowy

Dlatego menedżer musi zweryfikować wydajność swoich podwładnych, aby upewnić się, że korzystają z przekazanego organu w pożądanej formie.

Kontrola administracyjna pozwala menedżerom wypełniać swoje obowiązki, a jednocześnie delegować organ.

Motywator

Inspiruje pracowników do ciężkiej pracy i oferowania lepszych wyników. Kiedy wiedzą, że ich wyniki są cenione, a ich nagrody są powiązane z tą oceną, spróbują wnieść swoje najlepsze wysiłki.

Efektywność

Kontrola przyczynia się do wydajności operacji, koncentrując się na osiągnięciu celów. Dlatego pozwala menedżerom wykrywać i poprawić błędy, zanim staną się poważni, pomagając zminimalizować odpady i straty.

Przykłady

Kontrola administracyjna to każdy proces, praktyka, polityczna, narzędzie, pomiar lub system, który jest wdrażany w celu umożliwienia kierownictwa zasobów organizacji. Poniżej przedstawiono przykładowe przykłady:

Kontrola wymagań

Formalnie udokumentuj plany jako wymagania i zarządzaj zmianą tych planów.

Kontrole finansowe

Kontrole finansowe, takie jak praktyka rozwijania, monitorowania i rozliczania budżetu.

Kontrola wydajności

Proces uzgodnienia zestawu celów z pracownikami i oceny wyników w odniesieniu do tych celów.

Nadzór

Monitorowanie wydajności pracowników w celu poprawy wydajności, wydajności i jakości pracy.

Kontrola zmiany

Proces wysyłania, oceny, zatwierdzania, priorytetów, wdrażania, komunikacji i przeglądu zmian w organizacji.

Kontrole bezpieczeństwa

Wdrożyć zabezpieczenia i środki zaradcze, aby uniknąć ryzyka dla ludzi, własności i informacji.

Kontrole zgodności

Wdrażanie procesów, procedur, systemów, kontroli, pomiarów i raportów w celu spełnienia wewnętrznych przepisów, przepisów, norm i zasad.

Benchmarking

Jest to ciągły proces porównawczej oceny wyników firmy w stosunku do branży, konkurencji lub aktualnych najlepszych praktyk.

Ciągłe doskonalenie

Jest to powtarzalny proces podejmowania pomiarów, ulepszania ich i ponownego pomiaru.

QA

Upewnij się, że wyjścia pasują do specyfikacji. Na przykład wdrożyć proces testowania produktów w linii produkcyjnej.

Gwarancja jakości

Jest to proces zapobiegania przyszłym niepowodzeniom jakości. Na przykład praktyka badania pierwotnej przyczyny wszystkich niepowodzeń jakości w celu identyfikacji ulepszeń.

Automatyzacja

Poprawia wydajność, wydajność i jakość poprzez zastępowanie pracy automatyzacją.

Kontrola danych

Kontrola danych w obszarach takich jak jakość danych, przodki danych, bezpieczeństwo, integracja i zgodność.

Kontrola ekwipunku

Reguluj i policz zapasy, aby uniknąć braku lub nadwyżki podaży.

Kontrola aktywów

Kontrola aktywów, takie jak obiekty, infrastruktura, maszyny, oprogramowanie i własność intelektualna.

Na przykład system rachunkowości aktywów wdraża odpowiednie rozdzielenie obaw związanych z aktywami.

Bibliografia

1. All Business (2019). Co to jest system kontroli administracyjnej i dlaczego są one tak ważne? Zaczerpnięte z: Allbusinessadmin.com.Au.
2. Wikipedia, The Free Encyclopedia (2019). System kontroli zarządzania. Zaczerpnięte z: w.Wikipedia.org.
3. Wikipedia, The Free Encyclopedia (2019). Kontrola (zarządzanie). Zaczerpnięte z: w.Wikipedia.org.
4. Kenneth a. Merchant (1982). Funkcja kontrolna zarządzania. MIT Sloan. Zaczerpnięte z: Sloanreview.MIT.Edu.
5. Słownik biznesowy (2019). Kontrola zarządzania. Zaczerpnięte z: Słownik biznesowy.com.
6. John Spacey (2015). 21 Przykład kontroli zarządzania. Zaczerpnięte z: Uprzejmy.com.
7. Baza wiedzy MBA (2019). Znaczenie kontroli zarządzania w organizacji. Zaczerpnięte z: mbaknol.com.
8. Smriti Chand (2019). 7 Zalety kontroli obsługi organizacji. Twoja biblioteka artykułów. Zaczerpnięte z: YourAcleiclelibrary.com.
9. Samiksha S (2019). Znaczenie i ograniczenia kontrolowania. Twoja biblioteka artykułów. Zaczerpnięte z: YourAcleiclelibrary.com.