Funkcje jednostki korespondencji, struktura, znaczenie

Jednostka korespondencyjna Jest to stacja robocza, która odbiera, klasyfikuje, rejestruje i dystrybuuje komunikację wewnętrzną i zewnętrzną i dokumenty dla wszystkich członków organizacji między różnymi działami. Jego celem jest upewnienie się, że są one skuteczne, szybko, szybko i w najlepszych warunkach.

Korporacje prywatne i publiczne lub korporacje wdrażają niniejszy program zarządzania dokumentami w celu przyspieszenia procesów kontroli korespondencji. Jest to proces zintegrowany z dynamiką organizacyjną i umożliwia osiągnięcie celów firmy.

Jednostka korespondencyjna obserwuje skuteczne i szybkie dostarczanie informacji w firmie. Źródło: Pixabay.com

Od starych archiwów po erę cyfrową metoda organizacji tego działu ma na celu ułatwienie dostępu do informacji o dokumentach zainteresowanych i ochrony rejestrów kontroli, plików, podręczników procedur i całego historycznego firmy w firmie w format fizyczny i/lub cyfrowy.

Obecnie opracowano oprogramowanie do przyspieszenia zarządzania dokumentami, które pozytywnie wpłynęło na środowisko środowiskowe, ponieważ fizyczny plik ma tendencję do znikania i unikanie zużycia papieru.

Podobnie dostawa lub odbiór korespondencji jest bardziej dynamiczny i przyspieszany przez intranet i ekstranet.

[TOC]

Funkcje

Jednostka korespondencyjna ma określone funkcje mające na celu dokumentowanie, organizowanie i dystrybucję w efektywny sposób korespondencje zawierające informacje nieodłączne w zakresie świadczonej firmy lub usługi, a także całej istotnej dokumentacji wspierania działalności administracyjnej i organizacyjnej.

Wśród określonych funkcji jednostki korespondencyjnej są następujące:

- Kontroluj wejście i wyjście z dokumentów.

Może ci służyć: 10 najpopularniejszych legend Jalisco

- Rozpowszechniać komunikację do odpowiednich obszarów.

- Przetworzyć korespondencję i komunikację generowane wewnętrznie i zewnętrznie.

- Digitalizuj dokumenty.

- Zamów, sklasyfikuj i opisz dokumenty funduszu dokumentalnego Spółki.

- Zachowaj i kontroluj produkcję dokumentów.

- Przypisz kolejne liczby do korespondencji, która jest wytwarzana lub odbierana (promieniowanie).

- Wybierz dokumenty i komunikacje, które należy zachować i przenieść je do archiwum centralnego.

Struktura

Jednostka korespondencyjna jest zorganizowana zgodnie z wielkością i cechami firmy lub instytucji. Zwykle zależy to od kwatery głównej, która dzieli się na dwa podjednostki: jedno wejście i jeden z wyjścia.

Każda podjednostka ma określone funkcje zorientowane na podawanie i kontrolę wszystkiego, co ma wspólnego z korespondencją wewnętrzną i zewnętrzną. Ten rodzaj jednostek strukturyzacji w następujący sposób:

Przywództwo

Zdefiniuj przepisy i zasady, które racjonalizują, normalizują i regulują tworzenie dokumentów, metody dystrybucji, wysyłka i odbiór korespondencji oraz przypisania członków departamentu. To znaczy w skoordynowany sposób generują proces zarządzania dokumentami i archiwum oraz jego skutecznej systematyzacji.

Podjednostka korespondencyjna

Jest odpowiedzialny za wdrożenie metod dystrybucji i kontroli w obszarze zarządzania dokumentami na podstawie zasad i przepisów ustanowionych przez spółkę. Jest to podzielone na:

Korespondencja wpisowa

Są to dokumenty, które przybywają i są skierowane do różnych działów instytucji. W tym obszarze otrzymywane są dokumenty. Przed zamknięciem zgodności przyjęcia należy zweryfikować, że:

- Są rzeczywiście dla instytucji lub firmy.

- Sprawa jest nieodłącznie związana z instytucją lub firmą.

- Są należycie zapieczętowane i podpisane.

Może ci służyć: pisanie piktograficzne: pochodzenie, cechy i przykłady

- Załączniki, jeśli istnieją, są kompletne. Jeśli nie są, roszczenie należy natychmiast złożyć do emitera formy pisemnej lub ustnej.

- Pieczęć podjednostki z datą i godziną przyjęcia jest umieszczana.

Kontrola i dostawa

Następnie dokumenty są klasyfikowane, umieszczając symbol odpowiadający działowi, w którym należy go wysłać. Rejestracja jest dokonywana zgodnie z głównymi danymi kontrolnymi, jako datą odbioru, działem, do którego jest przeznaczony, numer kontroli rejestracji i oryginalne dane nadawcy.

Po tym etapie dokumentacji i klasyfikacji postępowa jest rozkład, który polega na tym, że każdy dział lub zależność od korespondencji. Powiedział, że departament podejmie uznanie otrzymanych i zgodnych.

W przypadku ustalenia, że ​​dokument nie jest skierowany do instytucji lub nie jest w jego konkurencji.

Wyjdź z korespondencją

Obszar ten jest odpowiedzialny za otrzymanie korespondencji i dokumentów od każdego z działów spółki lub instytucji i organizowanie ich na podstawie miejsca docelowego. Zrobi biuro na odpowiednich drogach po potwierdzeniu następujących:

- Dokumenty muszą być napisane w dokumencie instytucjonalnym.

- Dokumenty muszą być podpisane (zarówno oryginał, jak i kopia).

- Należy dołączyć załączniki.

- Dane odbiorcy i adresu muszą być poprawne.

- Rekord kontroli i wyjścia musi pojawić się z datą i kodem.

Po przejrzeniu i zatwierdzeniu danych i cech ustalonych do wysyłki, przejdź do dowodu recepcyjnego.

Obszar ten przyjmuje odpowiedzialność za wysyłkę i dostawę do miejsc docelowych po sklasyfikowaniu ich zgodnie z drogą (pocztą, osobiście lub bezpośrednio, za pośrednictwem wymiany, między innymi).

Może ci służyć: AtaCames Culture

Koperty zostaną oznaczone, a dokumenty zawierane przez one w dostawie lub sterowaniu fakturami zgodnie z trasą, na której wysyłka zostaną zidentyfikowane. Musisz zwrócić kopię zapieczętowanych i podpisanych dokumentów jako potwierdzenie odbioru.

Wreszcie są zarchiwizowani w kolejności alfabetycznej, numerycznej, tematycznej lub chronologicznej w celu przeprowadzenia rejestracji wyjściowej i ustanowienia kontroli.

Znaczenie

Jednostka korespondencyjna jest wrażliwym i wysokim obszarem poufnym. To zależy od tego, że relacje i komunikacja w instytucji i poza nią są przeprowadzane skutecznie i terminowo.

Znaczenie jednostki korespondencyjnej opiera się na fakcie, że jest to ta, która musi zagwarantować zachowanie, opiekę i ochronę dokumentów, które stanowią pamięć instytucji lub spółki.

Głównym celem jest zapewnienie dostępu do pisemnych informacji obsługiwanych w ramach jednostki.

Bibliografia

1. „Jednostka korespondencyjna” na University of Santiago de Cali. Pobrano 8 lipca 2019 r. Z University of Santiago de Cali: USC.Edu.współ
2. Gutiérrez, e. „4 kroki w celu utworzenia i poprawnie zorganizowania plików” nie są dokumentami. Pobrano 8 lipca 2019 r. Nie są dokumentami: Usonpapeles.com
3. Escobar, c. „Organizacja dokumentów” w działaniach. Pobrano 8 lipca 2019 r. Z działań: blogspot.com
4. „Wewnętrzne regulacja plików i korespondencji” w krajowych strażakach Kolumbii. Pobrano 8 lipca 2019 r.Mininterior.Gov.współ
5. „Jednostki korespondencyjne i archiwum w federalnym sektorze publicznym” Instytut Studiów Technologicznych i wyższych. Pobrano 9 lipca 2019 r.MX