Techniki kontroli administracyjnej Charakterystyka i przykłady

Techniki kontroli administracyjnej Są to metodologie, które zbierają i wykorzystują informacje do oceny wyników różnych zasobów organizacyjnych, takich jak ludzie, fizyczni, finansowi, a także organizacja jako całość, w świetle realizowanych strategii organizacyjnych.

Zarządzanie jest zarówno sztuką, jak i nauką. Administracja i jej funkcje nadal ewoluują, aby nadążyć za czasem. Funkcja kontroli administracyjnej również rozwija się z czasem, więc nowe techniki nie przestają się pojawiać.

Źródło: Pixabay.com

Kontrola jest podstawową funkcją administracyjną. Służy do regulowania działań organizacyjnych i porównuje rzeczywiste wyniki z oczekiwanymi standardami i celami organizacyjnymi.

Techniki sterowania zapewniają rodzaj i ilość informacji niezbędnych do pomiaru i nadzorowania wydajności. Informacje o kilku kontrolach muszą zostać dostosowane do poziomu administracji, działu, jednostki lub operacji.

Aby zagwarantować kompletne i spójne informacje, firmy zwykle używają standardowych raportów, takich jak raporty finansowe, stanowe i projekty. Jednak każdy obszar w organizacji wykorzystuje własne specyficzne techniki sterowania.

[TOC]

Lista technik (z przykładami)

-Tradycyjne techniki

Są to techniki stosowane w zakresie organizacji biznesowej przez długi czas i które są nadal używane.

Osobista obserwacja

To najbardziej tradycyjna technika kontroli. Pozwala menedżerze na zbieranie pierwszoklasistych informacji o wydajności pracowników.

Stwarza również presję psychologiczną na pracowników, aby osiągali lepsze wyniki, a tym samym dobrze osiągają swoje cele, ponieważ są świadomi, że są oni osobiście obserwowani w swojej pracy.

Jest to jednak ćwiczenie, które zużywa dużo czasu i nie może być skutecznie stosowane w przypadku wszystkich rodzajów pracy.

Raporty statystyczne

Jest to ogólna analiza raportów i danych, które są wykorzystywane w postaci średnich, procentowych, wskaźników, korelacji itp. W różnych aspektach. Prezentują informacje o wydajności organizacji w różnych obszarach.

Ten rodzaj informacji jest przydatny, gdy jest prezentowany w różnych formularzach, takich jak zdjęcia, grafika, tabele itp. Pozwala menedżerom łatwiej je czytać i ułatwić porównywanie wydajności z ustalonymi standardami i z poprzednimi okresami.

Analiza punktu równowagi

Służy do badania związku między kosztami, wielkością i zyskami. Określa ogólną ramę prawdopodobnych zysków i strat dla różnych poziomów aktywności podczas analizy ogólnej pozycji.

Wielkość sprzedaży, w której nie ma zysków ani strat, jest znana jako punkt bilansu. Można to obliczyć za pomocą następującego wzoru:

Punkt bilansowy = koszty stałe / (cena sprzedaży za jednostkę - Koszty zmienne na jednostkę).

Może ci służyć: systematyczna administracja: co to jest, cechy, przykłady

Dzięki tej analizie firma może kontrolować swój zmienny koszt i może również określić poziom aktywności, w którym możesz uzyskać cel zysku.

Kontrola budżetu

Zgodnie z tą techniką przygotowywane są różne budżety dla różnych operacji, które należy przeprowadzić w organizacji.

Budżety te działają jako standardy w celu porównania ich z prawdziwymi wynikami, a tym samym podejmować niezbędne działania w celu osiągnięcia celów organizacji.

Dlatego budżet można zdefiniować jako stan ilościowy oczekiwanego wyniku, przygotowany na określony okres przyszłego czasu, aby uzyskać określony cel. Jest to również stwierdzenie, które odzwierciedla politykę dla tego konkretnego okresu.

Pomaga ustalić koordynację i współzależność między kilkoma działami. Na przykład budżet zakupowy nie może być przygotowany bez znajomości wymaganej ilości materiałów. Informacje te pochodzą z budżetu produkcyjnego. To ostatnie z kolei opiera się na budżecie sprzedaży.

Budżet musi być elastyczny, aby niezbędne zmiany można było później wprowadzić, zgodnie z wymogami panującego środowiska.

Rodzaje budżetów

- Budżet na sprzedaż: Jest to stwierdzenie tego, czego organizacja oczekuje sprzedaży pod względem ilości i wartości.

- Budżet produkcyjny: Jest to stwierdzenie tego, co organizacja planuje wyprodukować w okresie budżetowym. Jest wykonany z budżetu sprzedaży.

- Budżet materialny: Jest to stwierdzenie szacunkowej kwoty i kosztów materiałów niezbędnych do produkcji.

- Budżet gotówkowy: są to prognozy gotówkowe i wyniki w okresie budżetowym. Odpowiada prognozowanym przepływom pieniężnym.

- Budżet kapitałowy: są to szacunkowe wydatki na główne długoterminowe aktywa, takie jak nowa fabryka lub ważny zespół.

- Budżet na badania i rozwój: Są to szacunkowe wydatki na rozwój lub udoskonalanie produktów i procesów.

-Nowoczesne techniki

Techniki te zapewniają nowy sposób myślenia i dają nowe sposoby kontrolowania różnych aspektów organizacji.

Zwrot z inwestycji (ROI)

Zapewnia podstawowe pojęcia w celu ustalenia, czy kapitał zainwestowany w działalność był skutecznie używany, czy nie w celu wygenerowania rozsądnej wydajności.

ROI działa jako skuteczne urządzenie kontrolne do pomiaru ogólnej wydajności organizacji lub jej poszczególnych działów lub działów. Pomaga także menedżerom departamentów odkryć problemy, które negatywnie wpływają na ROI.

Formuła zastosowana do jego obliczeń to: zwrot inwestycji = (dochód netto / całkowitą inwestycję) x 100.

Może ci służyć: administracja sportowa

Dochód netto można wykorzystać przed lub po podatkach do obliczenia ROI. Całkowita inwestycja obejmuje inwestycje w środki trwałe, a także kapitał obrotowy zainwestowany w działalność.

Analiza wskaźników

Jest to technika stosowana do analizy sprawozdań finansowych firmy komercyjnej poprzez obliczenie różnych wskaźników.

Wskaźniki najczęściej używane przez organizacje można sklasyfikować w następujących kategoriach:

Wskaźniki płynności

Obliczane są, aby dowiedzieć się o krótkiej sytuacji finansowej firmy i ich zdolności do płacenia zobowiązań krótkoterminowych. Obejmuje bieżący wskaźnik i szybki wskaźnik:

- Wskaźnik bieżący = bieżący prąd / pasywa.

- Szybki wskaźnik = gotówka + aktualne faktury / bieżące zobowiązania.

Wskaźniki wypłacalności

Obliczane są jako długoterminowe wypłacalność firmy i ich zdolność do spłowy długoterminowej. Obejmuje wskaźnik długu, wskaźnik nieruchomości, wskaźnik pokrycia odsetek itp.

- Wskaźnik długu = dług wobec wierzycieli / akcjonariuszy fundusz.

- Wskaźnik właściwości = całkowity akcjonariusze / aktywa.

Wskaźniki rentowności

Pomóż przeanalizować pozycję rentowności firmy. Na przykład wskaźnik wzmocnienia brutto, wskaźnik wzmocnienia netto, wskaźnik operacji itp.

- Wskaźnik wzmocnienia brutto = wzrost brutto / sprzedaż netto × 100.

- Wskaźnik wzmocnienia netto = wzmocnienie netto / sprzedaż netto x 100.

Wskaźniki obrotu

Pomagają wiedzieć, czy zasoby są skutecznie wykorzystywane do zwiększenia wydajności operacji biznesowych. Na przykład wskaźnik rotacji zapasów, wskaźnik obrotu dłużników, wskaźnik obrotu stałego zasobu itp. Większa rotacja wskazuje na lepsze wykorzystanie zasobów.

- Wskaźnik rotacji zapasów = sprzedany koszt towarów / średni zapasy.

- Wskaźnik rotacji dłużników = sprzedaż kredytu netto / średnia należności.

Rozliczanie odpowiedzialności

Jest to system rachunkowości, w którym ogólny udział różnych sekcji, podziałów i działów organizacji jest skonfigurowany jako „centra odpowiedzialności”.

Głowa każdego centrum jest odpowiedzialna za osiągnięcie celu ustalonego dla jego centrum. Centra odpowiedzialności mogą być następującymi typami.

Centrum kosztów

Odnosi się do działu organizacji, której menedżer jest odpowiedzialny za koszty poniesione w centrum, ale nie za dochód.

Na przykład dział produkcji organizacji można klasyfikować jako centrum kosztów.

Centrum dochodów

Odnosi się do działu odpowiedzialnego za generowanie dochodów. Na przykład dział marketingu.

Źródło zysku

Odnosi się do działu, którego menedżer jest odpowiedzialny zarówno za koszty, jak i dochody. Na przykład Departament Repilności i Konserwacji.

Może ci służyć: tryb produkcji socjalistyczny

Centrum inwestycyjne

Jest odpowiedzialny za zyski, a także inwestycje dokonane w aktywach. Aby ocenić wyniki centrum inwestycyjnego, zwrot z inwestycji jest obliczany i porównany z podobnymi danymi z poprzednich lat dla samego centrum i innych podobnych firm.

Audyt zarządzania

Odnosi się do systematycznej oceny ogólnej wydajności administracji organizacji. Celem jest przegląd wydajności i skuteczności administracji oraz poprawa ich wyników w przyszłych okresach.

Oceń ogólne wyniki zarządzania organizacją. Jego podstawowym celem jest identyfikacja braków w wykonywaniu funkcji administracyjnych. Gwarantuje również aktualizację istniejących zasad zarządzania.

Zapewnia wymaganą modyfikację istniejących zasad i technik zarządzania, zgodnie ze zmianami środowiskowymi.

Ciągłe nadzór nad wydajnością administracyjną pomaga ulepszyć system sterowania.

PERT i CPM

PERT (zaprogramowana technika oceny i przeglądu) i CPM (metoda trasy krytycznej) są ważnymi technikami sieciowymi, przydatnymi do planowania i kontroli.

Techniki te pomagają wykonywać różne funkcje zarządzania, takie jak planowanie, programowanie i wdrażanie projektów przez pewien czas, co oznacza realizację różnych złożonych, różnorodnych i powiązanych działań.

Są one wykorzystywane do obliczenia całkowitego oczekiwanego czasu niezbędnego do ukończenia projektu i mogą zidentyfikować działania wąskie gardło, które mają kluczowy wpływ na datę zakończenia projektu.

Dlatego techniki te są dość powiązane i radzą sobie z takimi czynnikami, jak programowanie czasowe i alokacja zasobów na te działania.

System informacji o zarządzaniu

Zapewnia precyzyjne, terminowe i zaktualizowane informacje do podejmowania różnych decyzji zarządzania. Dlatego jest to ważne narzędzie komunikacyjne, a także bardzo przydatna technika sterowania.

To narzędzie dostarcza informacji menedżerom, aby mogli oni podjąć odpowiednie środki naprawcze w przypadku odchyleń standardów.

Bibliografia

1. Toppr (2019). Techniki kontroli kierowniczej. Zaczerpnięte z: toppr.com.
2. Kalpana (2019). Techniki kontroli menedżerskiej: tradycyjne i nowoczesne techniki. Pomysły na zarządzanie biznesem. Zaczerpnięte z: BusinessMangentideas.com.
3. Wikipedia, The Free Encyclopedia (2019). System kontroli zarządzania. Zaczerpnięte z: w.Wikipedia.org.
4. Priyali Sharma (2019). 14 najlepszych technik kontroli | Zarządzanie przedsiębiorstwem. Twoja biblioteka artykułów. Zaczerpnięte z: YourAcleiclelibrary.com.
5. Gaurav Akrani (2011). Kontrola technik - 10 rodzajów technik kontrolowania. Kalyan City Life. Zaczerpnięte z: Kalyan-City.Blogspot.com.
6. Cliffs Notes (2019). Techniki kontroli organizacji. Zaczerpnięte z: cliffsnotes.com.