Wewnętrzna kontrola rachunkowości

Co to jest wewnętrzna kontrola rachunkowości?

On Wewnętrzna kontrola rachunkowości Obejmuje metody wdrożone przez firmę w celu zagwarantowania integralności informacji finansowych i rachunkowości, przestrzegania celów operacyjnych i rentowności oraz przesyłania zasad zarządzania w całej organizacji. Nakładają się one normalne procedury operacyjne firmy.

To nakładanie się reaguje na zamiar ochrony aktywów, minimalizowania błędów i zapewnienia, że ​​operacje są przeprowadzane w zatwierdzony sposób. Nie ma identycznych systemów kontroli wewnętrznej, ale wiele filozofii kontroli w odniesieniu do integralności finansowej i praktyk księgowych stały się standardowymi praktykami zarządzania.

Kontrola wewnętrzna ma cenę, że działalność kontrolna często zatrzymuje naturalny przepływ procesów firmy, co może zmniejszyć jej ogólną wydajność. Kluczową koncepcją jest to, że nawet najbardziej kompletny system kontroli wewnętrznej nie wyeliminuje całkowicie ryzyka oszustwa lub błędu.

Zawsze będą pewne incydenty, zwykle z powodu nieprzewidzianych okoliczności lub nadmiernie zdeterminowanego wysiłku kogoś, kto chce popełnić oszustwo.

Elementy wewnętrznej kontroli rachunkowości

Separacja zadań

Oddzielenie funkcji implikuje podział odpowiedzialności za rachunkowość, depozyty, prezentację raportów i audytu. Dodatkowe obowiązki są oddzielone, istnieje mniej możliwości, że jeden pracownik popełnia fałszywe działania.

W przypadku małych firm z kilkoma pracownikami księgowości dzielą się obowiązkami między dwiema lub więcej osobami lub wymagają, aby krytyczne zadania były sprawdzane przez współpracowników w tym samym celu.

Kontrole dostępu

Kontroluj dostęp do różnych części systemu księgowego za pośrednictwem haseł, blokady i rekordów dostępu elektronicznego mogą utrzymać nieautoryzowane użytkowników poza systemem.

Ponadto zapewnia sposób na kontrolę użycia systemu do identyfikacji źródła błędów lub rozbieżności.

Audyty fizyczne

Audyty fizyczne obejmują ręczną liczbę gotówki i wszelkie fizyczne składniki aktywów zarejestrowane w systemie księgowym; Na przykład zapasy, materiały i narzędzia.

Liczba fizyczna może ujawnić dobrze rozbieżności w zakresie sald relacji, które są pomijane w zapisach elektronicznych.

Liczba gotówki w punktach sprzedaży może być wykonywana codziennie lub nawet kilka razy dziennie. Największe projekty, takie jak ręczna liczba zapasów, muszą być wykonywane rzadziej, być może kwartalne.

Standaryzowana dokumentacja

Standaryzacja dokumentów używanych do transakcji finansowych - takich jak faktury, wewnętrzne zapotrzebowanie materiałów, wpływy z zapasami i raporty kosztów podróży - może pomóc zachować spójność w utrzymaniu rejestrów w czasie.

Zastosowanie standardowych formatów dokumentów może ułatwić przegląd rejestrów przeszłości, szukając pochodzenia pewnej rozbieżności w systemie. Brak standaryzacji może spowodować przeoczenie lub niezrozumiane elementy we wspomnianym przeglądzie.

Salda testowe

Korzystanie z systemu księgowego podwójnego wpisu zwiększa niezawodność, zapewniając, że książki są zawsze zrównoważone. Mimo to błędy mogą sprawić, że system nie będzie równy w danym momencie.

Obliczanie dziennych lub cotygodniowych sald testowych może dostarczyć okresowych informacji o statusie systemu. To pozwala jak najszybciej odkryć i zbadać rozbieżności.

Okresowe pojednawcze

Uzgodnienia rachunkowości mogą zapewnić, że salda systemu rachunkowości pokrywają się z saldami innych podmiotów, takich jak banki, dostawcy i klienci na kredyt.

Na przykład uzgodnienie bankowe oznacza porównywanie sald gotówkowych i depozytów i rachunków między systemem rachunkowości a stanami rachunku bankowego.

Różnice między tego typu komplementarnych rachunków mogą ujawnić błędy lub rozbieżności na samych kontach. Mogą również wykazać, że błędy mogą pochodzić z innych podmiotów.

Organ do zatwierdzenia

Żądać, aby konkretni menedżerowie upoważniali niektóre typy transakcji, mogą dodać warstwę odpowiedzialności za rejestry rachunkowości. W ten sposób wykazano, że transakcje zostały zaobserwowane, przeanalizowane i zatwierdzone przez korespondencyjne organy.

Wymagając zatwierdzenia, aby móc dokonywać dużych wydatków i płatności, uniemożliwia pozbawionym skrupułów pracowników wykonywanie dużych oszukańczych transakcji z funduszami firmy.

Cele

Chronić aktywa firmy

Dobrze zaprojektowane kontrole wewnętrzne chronią aktywa stratowe. Strata może być przypadkową stratą, która występuje z uczciwych błędów popełnianych przez ludzi. Może to być również umyślna strata, która wynika z celowych nieuczciwych działań.

Gwarantuj niezawodność i integralność informacji finansowych

Kontrola wewnętrzne gwarantują, że kierownictwo ma precyzyjne, terminowe i pełne informacje - w tym rejestry rachunkowości - do planowania, kontroli i zgłaszania operacji biznesowych.

Gwarantuj zgodność z prawem

Kontrola wewnętrzna pomaga zapewnić, że firma przestrzega licznych krajowych, stanowych i lokalnych przepisów i przepisów, które wpływają na działalność biznesową.

Promować wydajne i skuteczne operacje

Kontrole wewnętrzne zapewniają środowisko, w którym menedżerowie i pracownicy mogą zmaksymalizować wydajność i skuteczność operacji.

Zgodność z celami i celami

System kontroli wewnętrznej stanowi mechanizm zarządzania w celu nadzorowania osiągnięcia celów i celów operacyjnych.

Przykład

Aktywa płynne zawsze wymagają większej ochrony niż aktywa inne niż likwidowe, ponieważ są łatwiejsze do kradzieży; Na przykład weź gotówkę.

Gotówka jest najbardziej płynnym zasobem i może być łatwo skradziona przez każdego pracownika, który ją obsługuje. W celu ochrony gotówki spółki polega na tym, że wdrażane są specjalne kontrole wewnętrzne.

Obowiązki wewnętrzne kontrola separacji jest często używana z gotówką. Ta kontrola wymaga, aby osoba, która otrzymuje gotówkę klienta i osoba, która rejestruje paragon gotówkowy w systemie rachunkowości, nigdy nie jest tym samym pracownikiem.

W rzeczywistości niektóre systemy kontroli wewnętrznej idą o krok dalej i wymagają, aby pracownik obciążył gotówkę, drugi w celu wpłacania jej w banku, a inny zarejestrował ją w systemie rachunkowości.

Oddzielając obowiązki każdego pracownika, żadna osoba nie może sama zbierać gotówki, wpłacić ją i rejestrować sprzedaż w rachunkowości. Zapobiega to oszustwom, ponieważ w ten sposób osoba nie może być częścią naładowanej gotówki i zarejestrować niewielką kwotę paragonu gotówkowego w systemie rachunkowości.