Sekretarz wykonawczy

Sekretarz wykonawczy to ten, który popiera wysokie kierownictwo firmy

Jaki jest sekretarz wykonawczy?

Sekretarz wykonawczy Jest to praca lub zawód, który służy zapewnianiu maksymalnego wsparcia dla wysokich pracowników w firmie lub organizacji. Będzie to ten, który zorganizuje i utrzyma harmonogram kadry kierowniczej i pomoże im wykonywać wiele zadań administracyjnych.

Celem jest przyczynienie się do ogólnej wydajności firmy, zapewniając, że wszystkie przypisane zadania administracyjne zostaną przeprowadzone w odpowiednim czasie i wydajnym sposób.

Sekretarz to osoba, która zapewnia wsparcie administracyjne i może wykonywać takie zadania, jak pisanie i archiwizacja, odbieranie telefonów i przekazywanie wiadomości.

Sekretarz wykonawczy, czyli asystent administracyjny, dokonuje również niektórych z tych działań, oprócz koordynacji biura, badań produktów, interakcji z dostawcami, żądaniem produktów i tworzenia bazy danych.

Zwykle sekretarze wykonawcze otrzymują wyższe wynagrodzenie niż sekretarze, ponieważ pełnią funkcje wysokiego poziomu i przyspieszają wydajność biurową. Mogą zajmować to stanowisko zarówno mężczyzn, jak i kobiet.

Profil Sekretarza Wykonawczego

- Bachelor of Business Administration lub powiązane pola.

- Doświadczenie udowodnione jako sekretarz wykonawczy lub podobna rola administracyjna.

- Bądź kompetentny w zarządzaniu Microsoft-Offfice w sposób integralny, a na przykład w oprogramowaniu „Back-Office”, na przykład systemy ERP.

- Głęboka znajomość administracji biur i podstawowych procedur rachunkowości, a także odpowiedniego słownictwa technicznego, które jest obsługiwane w branży.

- Znajomość podstawowych metod badawczych i technik prezentacji raportów.

Może ci służyć: zmiana strukturalna: koncepcja, cechy, przykłady

- Doskonałe umiejętności zarządzania czasem i zarządzania czasem.

- Znakomite umiejętności komunikacyjne i negocjacyjne.

- Uczciwość i poufność.

- Pokaż szybkość i zdolność zarówno w zakresie zarządzania czasem, jak i wielozadaniowości (wielozadaniowość).

Wymagane umiejętności

- Sekretarze wykonawcze muszą być wydajni w podstawowe umiejętności takie jak pisanie, gramatyka, pisownia i interpunkcja oraz doświadczenie za pomocą urządzeń biurowych i aplikacji, takich jak przetwarzanie tekstu, arkusze kalkulacyjne i grafika.

- Muszą mieć doskonałe umiejętności zarządzanie czasem oraz zdolność do skutecznego spełnienia różnych obowiązków.

- Potrzebuje także innych cech, takich jak dobry wyrok, dyplomacja, dyskrecja i umiejętność rozwiązywania problemów autonomicznie.

- Potrzebują solidnego umiejętności komunikacyjne Aby wchodzić w interakcje z opinią publiczną, pisz raporty i przeglądaj publikacje.

- Wiedzieć Zwróć całkowitą uwagę Co mówią inni ludzie, poświęcając czas na zrozumienie punktów, które są zadawane, zadając odpowiednie pytania i nie przerywając w nieodpowiednich chwilach.

- Całkowite zrozumienie pisemnych modlitw i akapitów W dokumentach związanych z pracą.

- Komunikować się wyraźnie Z innymi ludźmi w celu skutecznego przekazywania informacji.

- Mieć Skuteczna komunikacja pisemna, Jako najbardziej odpowiednie dla potrzeb publiczności.

- Muszą rozwinąć krytyczne myślenie, Zastosowanie logiki i rozumowania w celu identyfikacji mocnych i słabości alternatywnych rozwiązań, wniosków lub podejść do powstających problemów.

- Być w stanie przyjąć proaktywna nauka, Zrozumienie konsekwencji nowych informacji do rozwiązywania problemów i bieżącego podejmowania decyzji.

Może ci służyć: bezpośrednia siła robocza

- Być w stanie Przejrzyj i oceń ich własne wyniki oraz inne osoby lub organizacje, aby wprowadzić ulepszenia lub podjąć środki naprawcze.

Funkcje sekretarza wykonawczego

- Sekretarz wykonawczy może być odpowiedzialny za małe pudełko i rachunkowość, ale może również podać budżet.

- Możesz publikować elementy na stronie internetowej, chociaż możesz również projektować i zarządzać witryną.

- Możesz dokonać wprowadzania danych do arkusza kalkulacyjnego, który zaprojektował i że wykorzystuje się do zgłaszania funkcji.

- Sekretarz wykonawczy może nadzorować personel administracyjny. Często informuje dyrektora wykonawczego i może wspierać jednego lub więcej kierowników wysokiego poziomu.

Obowiązki

Dbałość o kierownictwo

- Utrzymaj harmonogram kadry kierowniczej i pomoc w planowaniu spotkania, spotkaniach Rady Dyrektorów, konferencjach itp.

- Weź udział w spotkaniach, aby zrobić minuty i minuty, a następnie skompiluj je, transkrybuj i rozpowszechniaj.

- Dokonaj wszystkich ustaleń dotyczących podróży dla kadry kierowniczej: zakup, rezerwacja hotelu, dostawa na dietę, zarządzanie i przegląd odpowiedniej dokumentacji itp.

- Przeprowadź powierzone dochodzenia, zbieraj dane i przygotuj dokumenty lub raporty do rozpatrzenia i prezentacji przez kierownictwo, komitety i stawy dyrektorów, zgodnie z przypisanymi.

- Obsługa poufne dokumenty, zapewniając, że pozostają one chronione i bezpieczne.

Interakcja wewnętrzna i zewnętrzna

- Odbieraj i odfiltruj połączenia telefoniczne, przekierowując je do odpowiedniej osoby, gdy jest to wygodne.

- Obsługuj, priorytetyzuj i rozpowszechniaj całą korespondencję przychodzącą lub wychodzącą (e -mail, litery, faksy, pakiety itp.), czytanie i analiza memorandy, prezentacji i raportów przychodzących w celu ustalenia ich znaczenia i zaplanowania ich dystrybucji.

Może ci służyć: gospodarka przemysłowa: koncepcja, znaczenie, przykład Meksyku

- Przygotuj odpowiedzi na korespondencję zawierającą rutynowe konsultacje.

- Nadzoruj korzystanie z dostaw biurowych i negocjuj warunki z dostawcami, aby zapewnić, że zamówienia są bardziej opłacalne.

- Spotykaj się z osobami fizycznymi, grupami interesu i innymi, w imieniu kadry kierowniczej, komitetów i zarządu.

- Witaj odwiedzających i ustalić, czy powinny mieć dostęp do niektórych konkretnych osób.

Wsparcie administracyjne

- Utrzymuj zapisy elektroniczne i papierowe, zapewniając, że informacje są zorganizowane i łatwe do szybkiego odzyskania.

- Przygotuj faktury, raporty, listy, sprawozdania finansowe i inne dokumenty, korzystając z oprogramowania do przetwarzania tekstu, arkuszy kalkulacyjnych, baz danych i/lub prezentacji, zapewniając również odpowiednią pomoc w rachunkowości.

- Wykonywać ogólne zadania biurowe, takie jak utrzymanie systemów administracyjnych i noszenie podstawowych prac księgowych.

- Koordynacja i bezpośrednie usługi biurowe, takie jak rekordy i przygotowanie budżetu, aby pomóc kierownictwu.

- Ustanowienie i nadzoruj polityki i procedury administracyjne, zarówno dla biur, jak i pracowników organizacji.

- Przejrzyj praktyki i procedury operacyjne w celu ustalenia, czy można wprowadzić ulepszenia w takich obszarach, jak przepływ pracy, raportowanie lub wydatki procedury.

- Nadzoruj i szkolisz innych personelu administracyjnego.

Bibliografia

1. Wykonalny. Opis stanowiska sekretarza wykonawczego. Zaczerpnięte z zasobów.Wykonalny.com.
2. Hrvillage. Opis stanowiska sekretarza wykonawczego. Zaczerpnięte z Hrvillage.com.
3. BSR. Obowiązki sekretarza wykonawczego. Zaczerpnięte z Beastsampleresume.com