Jaki jest cykl życia dokumentów?

On Ważny cykl dokumentów Składa się z szeregu etapów, przez które plik podróżuje przez cały okres użytkowania. Te fazy, od tworzenia dokumentu, poprzez wszystkie jego zastosowania i modyfikacje, dopóki nie zostaną zniszczone lub na stałe złożone.

Pojęcie cyklu życia dokumentów powstało w Stanach Zjednoczonych po II wojnie światowej. To było przestrzegane potrzebą znalezienia odpowiedniego sposobu zarządzania wieloma zgromadzonymi plikami.

Źródło obrazu: Wikimedia.org.

Każda dyscyplina inaczej odnosi się do cyklu życia dokumentów, biorąc pod uwagę jego podejście i charakter pliku. Na przykład cykl życia dokumentu prawnego może mieć różne etapy dla tych, którzy mają dokument akademicki.

W każdym przypadku rozważania czasu, w którym należy przechowywać dokument, sposób przechowywania lub jakie powinno być jego prawidłowe zastosowanie. Podobnie istnieją również różne podejścia na etapach jego cyklu życia.

Na przykład mogą istnieć dokumenty bez żadnej wartości dla firmy lub podmiotu rządowego ze względu na jej starożytność. Jednak te same pliki mogą mieć wysoką wartość historyczną dla muzeum.

Kolejną podstawową różnicą jest to, co istnieje między dokumentami analogicznymi i cyfrowymi. Chociaż znaczenie polega na zawartości dokumentów, istnienie archiwów cyfrowych implikuje specyfika w ich manipulacji i etapach ich cyklu życia.

Trzy wieki dokumentów

Zdjęcie: SlidePlayer

W 1972 roku historyk Carlos Wyffels zaproponował teorię trzech wieków. Zgodnie z tym dokumenty to obiekty, które mają istotny proces, w którym ich zastosowania są przekształcane.

Może ci służyć: 10 tradycji i zwyczajów Zacatecas najbardziej popularnych

Ogólnie dokumenty mają intensywne użycie bezpośrednio po ich utworzeniu i przez pewien czas. Jednak z czasem to użycie jest zmniejszone, aż do czasu zatrzyma się całkowicie, ponieważ są zarchiwizowane lub zniszczone.

Według Wyffels ten cykl, w którym przechodzą wszystkie dokumenty, jest podzielony na trzy wieki: wiek administracyjny lub aktywny, średni lub półktywny wiek oraz wiek nieaktywny lub historyczny.

AGIDA lub AKTYWNY AKTUALNOŚĆ (Plik zarządzania)

Odnosi się do aktywnego okresu dokumentu. Zaczyna się w momencie jego stworzenia i przechodzi różne etapy, w których jest konsultacja, przenoszona i dzielona.

Na przykład wiek administracyjny biletu na usługi publiczne rozpoczyna. Następnie kontynuuje wniosek przez ograniczony czas: podczas gdy poczty pocztowej dostarcza lub wysyłał pocztą elektroniczną, podczas konsultacji i zapłaty.

Średni lub półktywny wiek (archiwum centralne)

Jest to okres, w którym dokument stracił przydatność, dla której został utworzony. Dlatego nie ma zastosowania tak aktywnego jak w wieku administracyjnym. Jest jednak zachowany i można z nimi konsultować się w rzadkim stylu.

Na przykład średni wiek biletu usług rozpoczyna. Jest bardzo prawdopodobne, że nigdy więcej nie zostanie skonsultowany, jednak pozostaje złożony na wypadek, gdyby pojawił się jakikolwiek obaw.

Półprzewodnikowy żywotność dokumentów może być zmienna w zależności od rodzaju dokumentu i zgodnie z kontekstem. Na przykład dokument prawny może mieć aktywne życie szersze niż bilet na usługi publiczne.

Może ci służyć: Mężczyzna: pochodzenie, cechy, różnice z feminizmem

Nieaktywny wiek lub wiek historyczny (archiwum historyczne)

Odnosi się do ostatniego okresu plików. Jednak nie wszystkie pliki mają ten sam cel. W zależności od ich natury można je przekształcić w historyczne lub zniszczone.

Archiwa historyczne to te, które mają wartość kulturalną lub badawczą. Dlatego na tym etapie są one nabywane metody zachowania, które utrzymują je w najbardziej pełny sposób.

Etapy ważnego cyklu dokumentów

Teoria trzech wieków określa ogólnie podstawowe fazy, przez które przechodzą wszystkie dokumenty. Istnieją jednak inne bardziej szczegółowe etapy, które określają przydatność i manipulację dokumentami.

Etapy, w których przechodzi dokument, zależą od jego wartości, jego użycia i kontekstu. Zgodnie z tymi cechami ustalono, jakie fazy muszą przejść i jakie są przepisy techniczne i administracyjne dla każdego z nich.

Są to niektóre z głównych etapów, w których dokument mija przez cały okres użytkowania:

1-utworzenie: Składa się z tworzenia dokumentu, w formacie drukowanym lub cyfrowym.

2-słodyczy: Zgodnie z formatem, w którym dokument został utworzony, jest przechowywany fizycznie lub cyfrowy. W niektórych przypadkach rozważany jest również etap digitalizacji, gdy jest częścią procesu.

3-kategoria: Odnosi się do organizacji, klasyfikacji lub indeksacji dokumentów zgodnie z parametrami ustalonymi w każdym kontekście.

4-transferencja: odnosi się do wysyłki i/lub dostarczania dokumentu zgodnie z jego cechami. W dzisiejszych czasach może to zapoznać się z dostawą pocztą fizyczną lub wysyłką e -mailową, jak może być sprawa.

Może ci służyć: Alebrijes: pochodzenie i rodzaje tej sztuki meksykańskiej

5 dystrybucja: Ten etap odnosi się do dokumentów dotyczących użytku publicznego lub konieczności, dlatego po utworzeniu należy je ujawnić pewnej grupie ludzi.

Zastosowanie 6-kolibracyjne: Obecnie pliki mogą być ułożone w celu udostępniania i edycji. Ten etap ma niedawny wygląd i jest uważany wyłącznie za dokumenty cyfrowe.

7-konsultacja: Odnosi się do tego etapu, w którym dokumenty są ustawione z zamiarem ich konsultacji. Podczas tego procesu przepisy dotyczące bezpieczeństwa i/lub dostępności są bardzo ważne, w zależności od społeczeństwa, który ma dostęp do informacji.

8-archiwado lub zniszczenie: To jest ostatni etap cyklu życia wszystkich dokumentów. Odpowiada momencie, w którym jest podejmowany, czy ma wystarczającą wartość historyczną do zachowania, czy wręcz przeciwnie, jest zniszczona.

Zasoby

1. Darmouth College. (S.F.). Cykl życia dokumentów: definicje, technologie wspierające i aplikacje. Odzyskane z: Dartmouth.Edu
2. González, L. (2015). Ważny cykl dokumentów: teoria 3 wieku. Odzyskane z: bibliopos.Jest
3. Larrivee, ur. (2013). Co to jest cykl życia elektronicznego zarządzania dokumentami? Odzyskane z: DUSUSMEDIA.com
4. Rouse, m. (S.F.). Dokument Lifecle. Odzyskane od: whois.TechTarget.com
5. Yebra, m. (2016). Dokumentacja cyklu życia - hiszpański system archiwalny. Odzyskane z: Normadat.Jest.