Zasady kontroli firmy

Jakie są zasady kontroli?

Zasady kontroli firmy Są to przepisy wymagające istnienia procedur i procesów ustanowionych w systemach księgowych, aby pomóc menedżerom nadzorować i regulować działalność gospodarczą, gwarantując w ten sposób, że aktywa firmy są chronione.

Celem zasad kontrolnych jest zapewnienie poprawnie działania systemu księgowego i że zdarzenia biznesowe są precyzyjnie zarejestrowane. Oczywiście menedżerowie nie mogą nadzorować wszystkich pracowników, więc istnieje możliwość, że wystąpią niektóre błędy lub że pojawią się niektóre oszustwa.

Aby zidentyfikować i ustalić skuteczne kontrole, kierownictwo musi stale oceniać ryzyko, nadzorować wdrażanie kontroli i w razie potrzeby modyfikować kontrolę.

Posiadanie tak niezbędnej funkcji biznesowej zapewnia rozsądne bezpieczeństwo poprzez zmniejszenie prawdopodobieństwa błędów i ochronę aktywów organizacji. Ze względu na swoje znaczenie firmy muszą rozważyć podstawowe zasady kontroli.

Jakie są zasady kontroli?

1. Kontrolować środowisko

Styl zarządzania i oczekiwania menedżerów wysokiego poziomu, w szczególności ich zasady kontrolne, określają środowisko kontrolne.

W środowisku kontrolnym istnieje dodatkowy nadzór dokonywany przez komitet zarządzający, który zapewnia integralność administracyjną, wartości etyczne, dobrze zdefiniowana struktura organizacyjna oraz kompetentni i wiarygodni pracownicy, przypisując władzę i obowiązki.

2. Działania kontrolne

Są to specyficzne zasady i procedury stosowane przez kierownictwo w celu osiągnięcia swoich celów. Obejmują one następujące czynności:

Separacja zadań

Wymaga to, aby różne osoby zostały przypisane do wykonywania różnych zadań w powiązanych działaniach, w szczególności tych, którzy obejmują autoryzację, opiekę lub utrzymanie zapisów.

Może ci służyć: metody UEP i PEPS

Wymagając, aby różni ludzie wykonywali te funkcje, tworzony jest zrównoważony system sterowania.

Transakcja i zatwierdzenie działań

Pomaga zapewnić, że wszystkie działania firmy są zgodne z ustalonymi zasadami i wytycznymi.

Żądać, aby niektórzy menedżerowie zatwierdzili niektóre typy transakcji, dodając dodatkowe zaangażowanie w rejestry księgowe, co pokazuje, że transakcje zostały przeanalizowane i zatwierdzone przez odpowiedni organ.

Standaryzacja dokumentów

Obejmuje tworzenie faktur i innych łatwych dokumentów i wystarczające.

Standaryzacja ułatwia przegląd starych rekordów, szukając pochodzenia pewnej rozbieżności w systemie. Brak standaryzacji może spowodować przeoczenie lub niezrozumiane elementy w tym przeglądzie.

Kontrola fizyczna i dostępu na zasobach i zapisach

Są to kontrole elektroniczne lub mechaniczne (sejfy, karty identyfikacyjne, ogrodzenia, skrzynki, kamery wideo, zamki) lub sterowanie komputerami, związane z uprawnieniami dostępu lub ustalonymi procedurami wsparcia i odzyskiwania.

Technologia może na ogół dotrzeć tam, gdzie ludzie nie mogą i mogą być w pracy 24 godziny na dobę bez potrzeby dodatkowej płatności.

Kontroluj dostęp do systemu księgowego za pośrednictwem haseł, blokady i rekordów dostępu elektronicznego utrzymują nieautoryzowane użytkowników poza systemem, podobnie jak zapewnia sposób na audyt korzystania z systemu do identyfikacji błędów błędów.

Niezależne recenzje

Firmy muszą okresowo przeglądać swoje systemy sterowania. To musi wykonać osobę, która nie wykonała żadnej części pracy, która zostanie zweryfikowana.

Te recenzje pomagają zagwarantować wiarygodność informacji księgowych i wydajność operacji.

Może ci służyć: rexpress sprawozdań finansowych: Metody i przykład

Przypisanie obowiązków

Firma musi wyraźnie ustalić obowiązki. Przypisuj szczególne obowiązki ludziom gwarantują, że rozumieją, jaka jest ich funkcja w celu utrzymania kontroli.

Jeśli jakakolwiek odpowiedzialność jest oczywista, skuteczny system sterowania wyjaśni, kto nie wykonuje przydzielonego zadania.

Przykłady

Wszystkie te kontrole spełniają cele zasady kontroli. Po przejściu kontroli menedżerowie nie muszą nadzorować działalności każdego pracownika. Mogą okresowo przeglądać kontrolę, aby upewnić się, że działają poprawnie i skupić się na zarządzaniu przedsiębiorstwem.

Separacja zadań

Dobrą kontrolą jest upewnienie się, że funkcje konserwacji rekordów są oddzielone od faktycznego zarządzania gotówką.

Z tego powodu kasjer jest odpowiedzialny za pobieranie klientów w gotówce, z możliwością zdeponowania go w banku, a dział księgowości jest odpowiedzialny za rejestra.

W ten sposób jedna osoba nie może brać pieniędzy klienta i zapoznać się z nimi, a następnie ukrywa fałszywą księgowość.

Jeśli dwie osoby wykonują te prace, jedynym sposobem, w jaki oszustwo może działać, jest to, czy każda osoba jest w powództwie z drugą. Oczywiście dwóch współwinnych pracowników jest znacznie mniej podatnych niż jeden pracownik, który kradnie.

Zatwierdzenia

Wymaganie zgody na dokonanie płatności nieporęcznych wydatków może uniemożliwić pozbawionym skrupułów pracowników dokonywanie dużych oszukańczych transakcji z funduszami firmy.

Oficjalny cennik służy jako zatwierdzenie dla personelu sprzedawcy do sprzedaży z tymi cenami. Ponadto może istnieć kontrola, która umożliwia menedżera sprzedaży upoważnienie rozsądnych zmian w cenie.

Może ci służyć: całkowity koszt: funkcja, jak jest obliczany i przykład

Rotacja personelu i wakacji

Obowiązkowa rotacja pracowników lub okres wakacyjny są wdrażane w celu wykrycia nieuczciwych programów, w których konieczne jest posiadanie zwykłego systemu, aby go utrzymać.

Jeśli księgowy zmienia obowiązki co dwa miesiące, osoba nie będzie w stanie konsekwentnie wykonywać fałszywego systemu.

Audyty fizyczne

Audyty fizyczne obejmują ręczną liczbę gotówki i wszelkie inne fizyczne zasoby zarejestrowane w systemie księgowym, takie jak zapasy.

Liczba fizyczna może ujawnić ukryte rozbieżności w saldach rachunków, całkowicie ignorując zapisy elektroniczne. Liczba gotówki w punktach sprzedaży może być wykonywana codziennie lub nawet kilka razy dziennie.

Największe projekty, takie jak zapasy fizyczne, muszą być wykonywane rzadziej, być może co roku lub kwartalne.

Okresowe pojednawcze rachunkowości

Gwarantują, że salda systemu księgowego pokrywają się z saldami rachunków innych podmiotów, takich jak banki, dostawcy i klienci.

Różnice między tego rodzaju kontami uzupełniającymi mogą ujawnić rozbieżności we własnych rachunkach lub te błędy powstają w innych podmiotach.

Zautomatyzowane sterowanie

Są to prawdopodobnie najczęstsze kontrole wewnętrzne, ponieważ nie tylko chronią firmę, ale także zwiększają jej wydajność.

Zautomatyzowane zegarki czasowe są dobrym przykładem. Pracownicy sprawdzają te zegarki po przybyciu, a następnie weryfikują pod koniec dnia.

Zautomatyzowany zegar czasowy eliminuje możliwość oszukiwania pracowników z godzinami pracy.