7 etapów planowania i jego cechy

Etapy planowania Uwzględnij uzyskanie informacji o możliwych scenariuszach i przewidywanie planu działania, które należy zastosować przed każdym. Planowanie jest pierwszym krokiem, który musi mieć miejsce w administracji i/lub zarządzaniu dowolną organizacją.

W tym sensie planowanie ma rozumować różne aspekty działania pomysłu biznesowego. W planowaniu należy wziąć pod uwagę kulturę organizacyjną lub którą chcesz kultywować w firmie, ponieważ określi to, że wybrana jest jedna strategia.

Podobnie, cele biznesowe muszą być bardzo obecne, ponieważ to one poprowadzą działania do wykonania.

Charakterystyka planowania

Jednostka

Każda zależność od firmy może mieć plan działania, ale zawsze należy go przykuć z ogólnym planem wniesienia wkładu do osiągnięcia proponowanych celów.

Ciągłość

Planowanie jest trwałym zadaniem.

Precyzja

Musi być jasno zdefiniowany i wskazuje na określone aspekty organizacji.

Przenikalność

Jest to działanie, które dotyczy wszystkich hierarchicznych poziomów firmy.

Główne etapy planowania

1- Badania środowiska

Bardzo ważnym etapem są badania, ponieważ pozwala zbierać informacje o wartościach o przeszłości i teraźniejszości firmy, aby przewidzieć możliwe przyszłe scenariusze.

Jedną z najpopularniejszych metodologii wykonywania tego podejścia do środowiska wewnętrznego i zewnętrznego firmy jest macierz DOFA. Jest to przydatne narzędzie do identyfikacji słabości (d), możliwości (o), mocnych stron (f) i zagrożeń (a) firmy.

Zidentyfikowanie tych elementów pozwoli kierownictwu skorzystać z mocnych stron, aby skorzystać z okazji i łagodzić zagrożenia.

Przydatne jest również znanie słabości do pracy nad nimi, aby je wyeliminować jak najwięcej.

W tych badaniach należy również zidentyfikować również czynniki wewnętrzne lub zewnętrzne, które mogą pozytywnie lub negatywnie wpłynąć.

Przykład

Dobrze znana firma zajmująca się sprzedażą koszulek postanowiła również tworzyć i sprzedawać skarpetki. Chociaż z koszulami poszło dobrze, ten nowy produkt jest nieznany, jeśli chodzi o wiedzę, co będzie miało wśród opinii publicznej.

Aby to zrobić, firma powierzy matrycę DOFA, w której zostaną ustalone zalety i wady tej nowatorskiej odzieży.

2- Ustal cele

Wraz z informacjami zebranymi na etapie badań istnieją elementy ustalenia celów biznesowych.

Oznacza to, że wyniki, które mają zostać uzyskane w określonym czasie, są zdefiniowane i przedstawione. Ludzkie i materialne wysiłki i zasoby zostaną zainwestowane w te cele, które wybierają.

Przykład

Kontynuując poprzedni przykład, firma tekstylna ustala, ile będzie oznaczać produkcję skarpet i jaką liczbę sprzedaży powinna mieć produkt opłacalny ekonomicznie.

3- Zdefiniuj strategie

Po ustaleniu punktu przybycia nadszedł czas, aby zdefiniować sposób, w jaki ten punkt zostanie osiągnięty.

Strategia jest niezbędna do osiągnięcia celów. Należy uzgodnić wśród menedżerów i należy wziąć pod uwagę wszystkie możliwe czynniki.

Strategia musi być twarda i jednocześnie elastyczna, aby istniała okazja do dostosowania do warunków środowiskowych.

Kolejnym kluczowym aspektem w tym momencie jest przekazanie strategii wybranej do wszystkich pracowników firmy, aby wszyscy znali swoją rolę w drodze do celu.

Wygodne jest rozważane alternatywne strategie radzenia sobie z różnymi scenariuszami.

Przykład

Firma tekstylna postanowiła uruchomić skarpetki na rynek. Biorąc pod uwagę, że jego największy rynek występuje w krajach nordyckich, w których pogoda jest zwykle zimna, ustanawiają tkaninę odzieży (wełny) lub wysokości (wysoki łodyga).

Ponadto decydują się na datę premiery tuż przed świętami Bożego Narodzenia, ponieważ może to być dobry moment, aby umieścić produkt na rynku ze względu na większe spożycie tych dat.

4- Przygotuj polityki instytucjonalne

Z wybraną strategią i jasnymi celami możesz zdecydować, jakie kryteria będą rządzić działaniem.

Określenie określonych zasad pozwala na przekazanie władzy i wyraźnie ograniczać procedury. Ponadto sugerują wartości biznesowe i przyspieszają procesy.

Polityka instytucjonalna zapewnia obiektywność, ciągłość i stabilność w podejmowaniu decyzji, jednocześnie ułatwiając nowe personel w celu zaangażowania.

Przykład

Kiedy powstanie nowy produkt, w którym podejmuje się wiele wysiłków w celu osiągnięcia sukcesu, firma ustanawia szereg protokołów i obowiązków wśród menedżerów, szefów działów i pracowników końcowych.

Na przykład dział kreatywności może być kierowany przez dwóch bossów, jeden poświęcony koszulom, a drugi skarpetki. 

5- Zdefiniuj harmonogram

Mając jasne cele i określoną strategię, nadszedł czas, aby przypisać termin do działania. To jest osiągane dzięki harmonogramowi; Data jest udzielona osiągnięciu celów.

To rodzaj kalendarza działań. Idealnie jest to ostrożne, ale realistyczne oszacowanie czasu, które podejmie każde zadanie. Ten wykres musi zintegrować duże i małe zadania z porządkiem chronologicznym.

Istnieje matryca zaprojektowana w XX wieku przez Henry'ego Laurence'a Gantta, co pozwala wyraźnie wizualizować różne fazy projektu na osi czasu. Doceniany jest punkt początkowy i końcowy każdego zadania.

Przykład

Firma zatwierdza tworzenie produktu w marcu i postanawia rozpocząć projekt w maju. Do tego czasu zespół musi być utworzony, który będzie odpowiedzialny za opracowanie linii skarpet.

W październiku projekt musi zostać przedstawiony i zatwierdzony, aw 10 listopada jest produkowany.000 jednostek do sprzedaży 8 grudnia, tuż przed świętami Bożego Narodzenia.

6- Oszacuj lub oblicz budżet

W tej fazie planowania celem jest poznanie kosztów realizacji wybranej strategii. Do harmonogramu działań jest dodawane koszty na działanie.

Wszystkie zasoby, które zostaną zainwestowane i wszystko, co musi wystąpić, aby osiągnąć cele, również należy szczegółowo opisać.

W tej chwili ustalono również cenę dobrego lub usługi, która będzie oferowana, a także szacowane zyski. W takim przypadku musi być również pewna elastyczność w radzeniu sobie z możliwymi odchyleniami i/lub stratami.

Przykład

W tym aspekcie rachunkowość określi koszty każdej kilku skarpet i ile powinna być cena sprzedaży, aby osiągnąć cele sformułowane w drugim punkcie planowania.

Jeśli na przykład ustalono, że cena kosztów każdej pary wynosi 4 € i chcesz zarobić 50% przy każdym momencie obrotowym, firma musi je sprzedać za 6 €.

7- Zdefiniuj mechanizmy kontrolne

Każda faza procesu planowania wymaga wskaźnika, który umożliwia kwalifikującą zgodność lub nie z takiej fazy. Konieczne jest posiadanie parametrów oceny zgodności z każdym z nich.

Przykład

Podczas procesu będzie osoba odpowiedzialna za wszystko, co się spełni. Będzie również służyć linkowi do informowania menedżerów i będzie miał moc na nowo zdefiniowania dowolnego aspektu, który nie działa.

Na przykład, jeśli z powodu problemu zewnętrznego produkcja skarpet jest opóźniona o kilka tygodni, osoba odpowiedzialna musi zdecydować, czy uruchomienie jest utrzymywane z mniejszą liczbą jednostek.

Znaczenie planowania

Tylko planowanie jest gwarantowane racjonalne i wydajne wykorzystanie zasobów, gdy chcesz rozwinąć firmę. Podobnie improwizacja i subiektywność są zmniejszone podczas podejmowania decyzji.

Bibliografia

1. Cruz, Chimal Javier (2013). Proces administracyjny: planowanie, organizacja, adres i kontrola. Odzyskane z: gestioolis.com
2. Hernández, s. (2002). Myśl, proces, strategia i administracja awangardowa. Meksyk. McGraw-Hill Inter-American.
3. Molina, Dafne (2013). Planowanie i jego cechy w procesie administracyjnym. Źródło: Greatspymes.com.ar
4. San, Luís (2008). Etapy planowania. Odzyskane z: admispernando.Blogspot.com
5. Sánchez, Izaak (2010). Planowanie. Pobrano z: admindoso1.Blogspot.com
6. University of Barcelona. 5 Kluczowych kroków na etapie planowania. Odzyskane z: obs-edu.com