Kontrola w administracji

Co to jest kontrola w administracji?

On Kontrola w administracji Odnosi się do ustanowienia standardów, mierzenia rzeczywistych wydajności pracowników i podejmowania odpowiednich środków naprawczych w obliczu możliwych odchyleń od działań organizacji.

Po ustanowieniu strategii i opracowaniu planów administracja ma jako główne zadanie podjęcia odpowiednich środków, aby zapewnić przeprowadzenie tych planów lub, jeśli okoliczności to uzasadnią, że są zmodyfikowane.

Funkcja kontroli ma na celu zapewnienie, że pracownicy robią to, co muszą, ponieważ administrowanie implikuje pracę innych. To jest podstawowa funkcja kontroli administracyjnej.

Dobry system kontroli zarządzania stymuluje działanie, wykrywając znaczące różnice oryginalnego planu i podkreślając je, aby ludzie mogli naprawić rzeczy. Kontrole muszą koncentrować się na wynikach.

Funkcja kontroli administracji może być decydującym czynnikiem sukcesu organizacyjnego. Wszystkie firmy, które poważnie podchodzą do swoich procesów, powinny rozważyć wdrożenie zarządzania kontrolą.

Pochodzenie

W latach dwudziestych inżynier Henri Fayol opracował ogólną teorię administracji biznesowej, którą wielu nazywało fayolizm. Jest powszechnie uznawany za jednego z założycieli nowoczesnej metody zarządzania, a jego zasady mają zastosowanie wiele lat później.

Fayol zaproponował, że istnieje pięć głównych funkcji zarządzania: planowanie, organizacja, koordynacja, zarządzanie i kontrola. I te zasady zarządzania kontrolą lub zarządzania zmianami są dostępne na rzecz firmy.

Funkcja kontroli Fayola pozostaje istotna w tym sensie, że menedżer do analizy odchyleń i dokonania niezbędnych korekt powinien otrzymać informacje zwrotne na temat przedmiotowych procesów.

Obecnie aspekty zarządzania można przeprowadzić za pomocą platform internetowych, ale jego zasady i cele pozostają takie same.

Dlaczego potrzebujesz kontroli w administracji?

Kontrola jest konieczna, aby pracownicy działali na korzyść organizacji

Gdyby wszyscy pracownicy zawsze starali się firmie, kontrola, a nawet administracja nie byłaby konieczna.

Czasami jednak pracownicy nie starają się postępować zgodnie z najlepszym interesem organizacji, dlatego należy wdrożyć serię kontroli, aby chronić się przed niepożądanymi zachowaniami, oprócz promowania pożądanych działań.

Ważnym rodzajem problemów w stosunku do systemów kontroli administracyjnych są osobiste ograniczenia. Ludzie nie zawsze rozumieją, czego się od nich oczekuje lub jak mogą wykonywać swoją pracę lepiej, ponieważ mogą brakować niezbędnej pojemności, szkolenia lub informacji.

Może ci służyć: równoważne jednostki

Rodzaje kontroli

Kontrole regulacyjne

Kontrole regulacyjne promują osiągnięcie celów w polityce kontroli administracyjnej, ponieważ jest to wynikiem standardowej procedury operacyjnej i aktualnych zasad spółki.

Kluczem jest dopasowanie celów organizacji, takich jak satysfakcja klientów, do kontroli regulacyjnych, takich jak procedury i zasady firmy. Ważne jest, aby osiągnąć odpowiedni rodzaj równowagi między bardzo małą a zbyt dużą kontrolą administracyjną. Istnieją trzy rodzaje kontroli regulacyjnych:

• Biurokratyczny.
• Budżetowy.
• Jakość.

Kontrole biurokratyczne

Kontrola biurokratyczna wywodzi się z autorytetu ze względu na stanowisko osoby w zakresie firmy. Im wyższa hierarchia firmy, tym większa kontrola na temat polityk i procedur operacyjnych.

Najważniejsze pytanie do tej kontroli jest to, jak zachować łańcuch dowodzenia i generować elastyczność w systemie. Dzięki standardowej procedurze operacyjnej jest możliwe, że deleguje wszelką odpowiedzialność za malejący łańcuch poleceń.

Kontrole finansowe

Kontrola finansowa obejmuje ważne cele związane z finansami, za które kierownictwo jest odpowiedzialne. Jest bardziej popularny wśród wielu strategicznych jednostek biznesowych.

Menedżerowie są odpowiedzialni za utrzymanie kosztów wyrównanych i osiągnięcie celów finansowych, które przyczyniają się do ogólnej rentowności firmy.

Kontrola jakości

Ten rodzaj kontroli wpływa na ostateczny wynik produktu lub usługi oferowanej klientom. Przy tej kontroli musisz zapewnić przestrzeń do standaryzacji i kreatywności.

Kontrole regulacyjne

Opiera się na zaakceptowanych wzorcach działań, które rządzą zarządzaniem i zachowaniem pracowników. Pomaga zrozumieć pewne zachowania, które są akceptowalne i które są mniej akceptowalne. Kontrola regulacyjna obejmuje dwa rodzaje standardów:

• Standardy zespołu

Są nieformalnymi zasadami, które uświadamiają członkom zespołu ich obowiązki. W ten sposób członkowie zespołu wchodzą ze sobą w czasie, ponieważ wszyscy przechodzą fazę wzrostu.

Może ci służyć: kapitał obrotowy

Ma to silny wpływ na zachowanie i okazuje się integralną częścią kontroli administracyjnej.

• Organizacyjne standardy kulturowe

Ten rodzaj kontroli administracyjnej opiera się na kulturze organizacyjnej i obejmuje wspólne wartości, rytuały i przekonania organizacji. Praca zespołowa i współpraca są ważne dla dostosowania standardów i celów.

Fazy ​​kontroli podawania

W zależności od wielkości organizacji jedna lub więcej osób uczestniczy w kontroli

Kontrola ma kilka faz:

Ustanowić standardy

Standardy są kryteriami ustalonymi do oceny wydajności. Są to wybrane punkty w planowaniu, które mierzą wydajność, aby menedżerowie mogli otrzymywać wskaźniki, jak wszystko idzie, a więc nie muszą monitorować każdego kroku w realizacji planu.

Te znormalizowane elementy stanowią wymierne cele, które do kontroli są szczególnie ważne. Na przykład w firmie przemysłowej możesz standaryzować cele produkcyjne i sprzedażowe, cele pomocy pracy, rejestry bezpieczeństwa itp.

Z drugiej strony w branżach usługowych standardy mogą obejmować czas, w którym klienci muszą czekać na ogonie banku lub liczbę nowych klientów przyciągniętych przez kampanię reklamową.

Zmierzyć wydajność

Pomiar wydajności należy przeprowadzić w odniesieniu do standardów z poglądem na przyszłość, aby można było wykryć odchylenia przed ich wystąpieniem, unikając odpowiednich działań.

Jeśli standardy były odpowiednio opracowane, a mechanizmy są dostępne, aby dokładnie ustalić, co robią pracownicy, dość łatwo jest ocenić prawdziwą lub oczekiwaną wydajność.

Na przykład ustalenie standardu godzin pracy może być dość proste i może być równie proste do pomiaru wydajności w stosunku do tego standardu w unikalnych rodzajach pracy.

Istnieje jednak wiele działań, dla których trudno jest opracować precyzyjne standardy i istnieje wiele czynności, które są trudne do zmierzenia. Na przykład kontrolowanie pracy menedżera ds. Stosunków pracy nie jest proste, ponieważ nie jest łatwo opracować określone standardy.

Najwyższy tego rodzaju menedżera opiera się na niedokładnych standardach, takich jak postawa związków, entuzjazm i lojalność podwładnych, wskaźnik rotacji pracy itp.

Ustal, czy wydajność pokrywa się ze standardem

Jest to łatwy, ale ważny krok w procesie kontroli. Oznacza porównanie wyników uzyskanych z już ustalonymi standardami. Jeśli wydajność pokrywa się ze standardem, menedżerowie mogą założyć, że wszystko jest pod kontrolą. W takim przypadku menedżerowie nie muszą interweniować w operacjach organizacji.

Może Ci służyć: Matrix Organizacja: Charakterystyka i przykłady

Przyjąć środki naprawcze

Ten krok staje się niezbędny, gdy wydajność nie spełnia standardu, a analiza pokazuje, że wymagane są działania naprawcze. Te działania naprawcze mogą oznaczać zmianę jednej lub więcej działań operacyjnych firmy.

Na przykład menedżer oddziału banku może odkryć, że potrzebne jest więcej bankomatów, aby spełnić wcześniej ustalony standard pięciu minut klienta.

Kontrola może również pokazać istnienie niedopuszczalnych standardów. Działanie naprawcze w tym przypadku może oznaczać konieczność zmiany pierwotnego standardu, zamiast zmieniać wydajność.

O ile menedżerowie nie widzą procesu kontroli, dopóki ich wniosek będzie po prostu monitorować wydajność, zamiast sprawować kontrolę. Nacisk powinien zawsze polegać na opracowaniu konstruktywnych sposobów zwiększenia wydajności do standardu, zamiast po prostu identyfikować awarię.

Przykłady kontroli

Menedżerowie organizacji codziennie przeprowadzają czynności kontrolne:

• Obserwuj, czy pewien pracownik lub dział organizacji stosuje procedury biznesowe (kontrola biurokratyczna).
• Kierownik zatwierdza, że ​​pracownik lub dział wykonuje nowe niezbędne działania w organizacji (kontrola biurokratyczna).
• Kierownik zatwierdza, że ​​pracownik lub dział wykonuje koszt (kontrola biurokratyczna).
• Zmierz rozliczenie określonego tygodnia, tygodnia lub miesiąca (kontrola finansowa).
• Zmierz wydatki na jeden dzień, tydzień lub miesiąc (kontrola finansowa).
• Kierownik działu lub szef fabryki ocenia średni poziom jakości wyprodukowanych jednostek (kontrola jakości).
• Menedżer ocenia, czy przestrzegane są zasady ustanowione w przewodnikach pracowników (kontrola regulacyjna).

Bibliografia

1. Kenneth Merchant (1982). Funkcja kontrolna zarządzania. MIT Sloan. Zaczerpnięte z: Sloanreview.MIT.Edu.
2. Workfront (2019). Co to jest zarządzanie kontrolą i dlaczego jest esteniczne? Zaczerpnięte z: Workfront.com.
3. Hitsh Bhasin (2019). Kontrola zarządzania: znaczenie, typy i funkcje kontroli zarządzania. Marketing91. Zaczerpnięte z: Marketing91.com.
4. Idunota (2020). 4 kroki w procesie kontroli w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Zaczerpnięte z: Idunote.com.
5. Wikipedia, The Free Encyclopedia (2020). Kontrola (zarządzanie). Zaczerpnięte z: w.Wikipedia.org.