10 funkcji asystenta administracyjnego

Funkcje asystenta administracyjnego Są to zadania pomocne i akompaniamentowe dla normalnych działań opracowanych przez firmę. Dlatego mają fundamentalne znaczenie dla skutecznego funkcjonowania tego samego.

Działania te są zwykle zmienne według obszaru biznesowego firmy, w której pracują. Na przykład w specjalistycznych biurach, takich jak studia prawne, uczestnicy zwykle mają szczególne szkolenie w zakresie wykonywania niektórych działań.

Istnieją jednak funkcje wspólne dla wszystkich obszarów, które zwykle obracają się wokół dystrybucji i administracji informacji w biurze. Obejmuje to zarządzanie dokumentami, pliki i organizację wydarzeń.

Ale te działania mogą stać się znacznie szersze. W niektórych przypadkach uczestnicy administracyjne muszą również zajmować się przetwarzaniem informacji księgowych, a nawet gwarancji działania zasobów technologicznych firmy.

Główne funkcje asystenta administracyjnego

1- Zarządzanie dokumentami

Jedną z głównych funkcji asystenta administracyjnego jest pomoc członkom biura w zarządzaniu dokumentami i plikami.

Zwykle to zadanie jest związane z przechowywaniem, organizacją i administracją plików. Jednak w niektórych przypadkach może być również konieczne pisanie, edytowanie i przegląd dokumentów.

W niektórych firmach są nawet proszeni o usunięcie kart lub notatek i rejestr.

W niektórych przypadkach, na przykład, jeśli chodzi o prawo prawników, wymagane jest wyspecjalizowane szkolenie w celu spełnienia tych funkcji: asystent administracyjny musi zrozumieć terminologię i procedury prawne.

Z drugiej strony asystenci administracyjne, którzy pracują w dziedzinie medycyny, potrzebują innej wiedzy. Muszą mieć niezbędne szkolenie w leczeniu pacjentów i czytanie raportów medycznych.

2- Planowanie wydarzeń

Planowanie wydarzeń biurowych jest również zwykle odpowiedzialnością uczestników administracyjnych. Wielkość tej odpowiedzialności może być zmienna w zależności od wielkości firmy.

Wydarzeniem może być po prostu zarząd lub lunch biznesowy, ale może być również większym Kongresem lub Partią biznesową. W obu przypadkach asystent musi zarządzać wszystkimi kryteriami związanymi z wydarzeniem.

Obejmuje to kontakt z dostawcami, dokonywanie zastrzeżeń, wybór menu i dekoracji. Ale obejmuje także kontakt, zapraszanie i potwierdzenie uczestników, mówców i mówców na wypadek konieczności.

3- Opieka twarzą w twarz o użytkowników i odwiedzających

Uwaga użytkowników jest zwykle jednym z najczęstszych zadań dla uczestników administracyjnych. Publiczność, na którą uwaga zawsze koncentruje się na wielkości firmy i jej orientacji biznesowej.

W przypadku małych firm, które służą bezpośrednio publicznie, możliwe jest, że asystent administracyjny powinien przyjmować klientów. Kiedy tak się dzieje, ich praca ma na celu prowadzenie i uczęszczanie do nich podczas przejścia przez obiekty firmy.

W większych firmach asystent administracyjny musi uczęszczać na innych odwiedzających jako partnerów lub dużych dostawców.

W takim przypadku twoją misją będzie prowadzenie ich zgodnie z twoim programem i spotkaniami z zarządzaniem lub innymi obszarami firmy.

4- Zwrócenie telefoniczne i wirtualne

Kategoria usługi użytkownika obejmuje opiekę telefoniczną i wirtualną. W przypadku opieki telefonicznej uwzględniona jest orientacja klientów i partnerów, a także organizacja i administracja programów.

Odnosząc się do opieki wirtualnej, zadania będą zależeć od kanałów zorganizowanych przez firmę w zakresie usług publicznych lub zarządzania informacjami.

W niektórych przypadkach chodzi o zarządzanie wiadomościami e -mail, odpowiadanie, przekazywanie lub archiwizacja wiadomości w razie potrzeby.

W innych przypadkach, gdy wirtualne kanały komunikacji są bardziej zróżnicowane, można uwzględnić inne zadania, takie jak dbałość o społeczeństwo za pośrednictwem systemów czatu, a nawet reagowanie problemów za pośrednictwem sieci społecznościowych firmy.

W dużych firmach zwykle jest personel szczególnie koncentrujący się na uwagi tych kanałów komunikacji. Kiedy firmy są małe, zadanie to zwykle pozostaje w rękach uczestników administracyjnych.

5- Administracja programów

Zarządzanie programami jest zwykle jednym z najważniejszych zadań uczestników administracyjnych. Odpowiedzialność obejmuje otrzymywanie wniosków o spotkania i spotkania telefonicznie, twarzą do tyłu lub online oraz organizowanie ich w porządku obrad zgodnie z określonymi kryteriami.

Obejmuje również programowanie spotkań w firmie i poza nią, obiady robocze i wycieczki biznesowe.

W ostatnich przypadkach rezerwat, hotele, hotele, restauracje lub sale konferencyjne są również obowiązkiem asystenta.

6- Rachunkowość

W niektórych przypadkach uczestnicy administracyjne są odpowiedzialni za monitorowanie i rejestrację wydatków, które występują w firmie. Obowiązki te mogą być proste, takie jak rejestracja niektórych wydatków na arkuszu kalkulacyjnym.

W niektórych przypadkach asystent jest proszony o szkolenie w zakresie rozwoju bardziej złożonych zadań. Na przykład twoje obowiązki mogą obejmować prezentację raportów rachunkowości dla zarządzania.

Zwykle zależy to od wielkości firmy. Duża firma ma zwykle bardziej wyspecjalizowane role; W tych informacjach rachunkowości są administrowane przez osobę zatrudnioną w tym celu.

Jednak jedną z podstawowych umiejętności dowolnego asystenta administracyjnego jest oprogramowanie do rachunkowości biurowej, takie jak Microsoft Excel.

7- Zarządzanie technologicznie

Zarządzanie zasobami technologicznymi jest również częścią funkcji uczestników administracyjnych. W tym sensie jego obowiązkiem jest zapewnienie, aby wszystkie niezbędne narzędzia do działania firmy działały dobrze.

Obejmuje to tworzenie kopii zapasowych informacji zawartych w sprzęcie komputerowym i aktualizacji antywirusowej, między innymi.

Z drugiej strony uwzględniono administrację sprzętu, takiego jak projektory i laptopy. Implikuje również przegląd i utrzymanie niezbędnego sprzętu do normalnego rozwoju działań, które są pod ich odpowiedzialnością.

Nie oznacza to, że asystent administracyjny musi mieć wiedzę techniczną. Twoja praca polega na zatrudnieniu personelu technicznego, który okresowo wykonuje konserwację sprzętu, aby uniknąć niepowodzeń.

8- Korespondencja i kolekcja paczek

Odbiór i dostarczanie korespondencji i paczki będzie funkcją asystenta administracyjnego. W razie potrzeby będzie to świadomi działań wysyłkowych płatności. Z kolei musisz zarządzać korespondencją i dostarczyć ją do odpowiednich działów.

9- Zarządzanie danymi personelu

Asystent administracyjny musi kontrolować dane osobowe firmy lub pracowników instytucji. Sprawi to, że sprawa była niezbędna, pomocnik może szybko dostarczyć informacji. Aby to zrobić, zajmie się uzyskaniem danych identyfikacyjnych lub odsetek każdego pracownika.

10- Transkrypcja informacji

Na spotkaniach możliwe jest, że obecność asystenta administracyjnego jest zobowiązana do odnotowania powyższego, a następnie transkrybowania go do formatu pisemnego. To samo stanie się, jeśli niektóre rozmowy zostaną przeprowadzone przez audio i wymagają przepisania.

Umiejętności asystenta administracyjnego

Wśród umiejętności i możliwości asystenta administracyjnego można wymienić:

- Wiedza biurowa (baza danych, arkusze kalkulacyjne, procesory tekstowe, programy samookieśnienia ...).

- Umiejętności komunikacyjne.

- Do zorganizowania.

- Zdolność do zarządzania czasem i zasobami.

- Dobra pamięć. 

- Umiejętność z programami komputerowymi. 

- Umiejętność pisania.

- Zdolność syntezy.

- Zdolność do pracy zespołowej.

- Dobry poziom pisania, pisowni i czytania ze zrozumieniem.

- Wydajność i wydajność.