Perpetual Inventory System

Wyjaśniamy, czym jest wieczny system zapasów, jak działa, jego zalety i wady

Co to jest wieczny system zapasów?

On System Pustkowe zapasy Jest to metoda rozliczania zapasów, która natychmiast rejestruje sprzedaż lub zakup zapasów za pomocą komputerowych systemów i oprogramowania do zarządzania zasobami biznesowymi.

Pokazuje dość szczegółowy obraz zmian w zapasach z bezpośrednimi raportami na temat ilości zapasów w magazynie i dokładnie odzwierciedla poziom dostępnych towarów.

Perpetual Inventory to preferowana metoda obserwacji zapasów, ponieważ może stale generować dość precyzyjne wyniki, jeśli są odpowiednio obsługiwane.

Jako firma posiadanie więcej zapasów niż jest potrzebne, jest kosztowne i może generować odpady. Z drugiej strony posiadanie bardzo mało oznacza, że ​​istnieje ryzyko rozczarowania klientów i utraty dochodów ze sprzedaży z konkurencją.

Ponieważ ciągłe oprogramowanie zapasowe jest zawsze aktualizowane, ma natychmiastową widoczność poziomów zapasów, co pozwala szybciej reagować na zmiany popytu.

Jak działa wieczny system zapasów?

Dzięki wieczystemu systemowi zapasów firma stale aktualizuje rekordy zapasów, licząc swoje dodatki i odejmowanie działań takich jak:

• Kupione przedmioty zapasowe.
• Stock -Celling Merchandise.
• Materiały zaczerpnięte z zapasów, które mają być używane w produkcji.
• Odrzucone artykuły.

System działa idealnie w połączeniu z komputerową bazą danych, zaktualizowaną w czasie rzeczywistym przez personel magazynu za pośrednictwem skanerów kodu lub sprzedawców za pomocą terminali punktu sprzedaży.

Okresowe zapasy okresowe zapasy

Tradycyjnie, jeśli chcesz wiedzieć, ile artykułów było dostępnych w magazynie, trzeba było wykonać systemy fizyczne lub zautomatyzowane oparte na partii.

Firmy fizycznie uwzględniane akcje na koniec danego okresu, a liczby zapasów zostały w tym czasie zaktualizowane. Jest to znane jako okresowy system zapasów, ponieważ informacje są okresowo aktualizowane.

Perpetual Inventory System wykorzystuje oprogramowanie i procesy zarządzania zapasami, które umożliwiają aktualizację ruchu zapasów w czasie rzeczywistym.

Pracownicy używają skanów kodów kreskowych do rejestrowania sprzedaży, zakupów lub zwrotów w momencie ich wystąpienia.

Informacje te są wysyłane do bazy danych, która jest stale aktualizowana w celu rejestrowania każdej zmiany. Nieustanna aktualizacja ekwipunku jest tym, co nadaje nazwę systemowi i wyróżnia okresowe podejście.

Końcowe konta zapasów

W ramach tego systemu nie jest konieczne utrzymanie konta zakupowego, ponieważ konto zapasów jest ładowane bezpośrednio przy każdym zakupie towarów.

Konta, które należy policzyć w tym systemie, to:

- Kiedy towary zostaną zakupione w celu przechowywania go w ekwipunku:

- Podczas ponoszenia wydatków, takich jak fracht, ubezpieczenie itp., Dodano do kosztów towarów:

- Jeśli towary zostaną zwrócone do dostawcy:

- Kiedy sprzedawane są towary:

- Jeśli towary zostaną zwrócone przez klientów:

- Gdy stwierdzono różnicę między kwotą konta zapasów a liczbą fizyczną:

Zalety

Umożliwia precyzyjną wymianę

Zmiany w zapasach są rejestrowane w czasie rzeczywistym, przy zakupie i sprzedaży zapasów. Umożliwia to tworzenie raportów, które natychmiast identyfikują wyciągnięte elementy zapasów.

Odkryj zmniejszenie i kradzież

W okresowym systemie zapasów pod koniec okresu zapasy są dostosowywane, walidając liczbę zapasów fizycznych. Ukrywa to wszelkie rozbój, zmniejsza błędy, a nawet liczenie, gdy ta korekta zostanie przeniesiona na sprzedane konto kosztów towarów.

System wieczny porówna wartość zapasów w systemie z końcem okresu i pozwoli ci zbadać wszelkie rozbieżność.

Tworzy dokładniejsze pośrednie sprawozdania finansowe

Ponieważ w okresowym systemie zapasów wartości zapasów nie są zmieniane w tym okresie, zarówno rachunek zapasów w bilans.

System wieczny utrzymuje te prawidłowe kwoty i zapewnia dokładniejszy zestaw sprawozdań finansowych przez cały okres.

Najbliższe zarządzanie poziomami zapasów

Poziomy zapasów są zawsze prawidłowe i w dowolnym momencie są dostępne online. Możesz poprawnie obliczyć stawkę rotacji, aby dowiedzieć się, czy sprzedaż spowalnia lub czy produkty nie są już sprzedawane.

Integracja z innymi systemami komercyjnymi

Informacje o zapasach w czasie rzeczywistym są niezbędne dla sprzętu finansowego i księgowego. Integracja systemu zapasów z systemami finansowymi pomaga zagwarantować precyzyjne raporty podatkowe i regulacyjne.

Sprzedawcy mogą zapewnić lepszą obsługę klienta, bezpośrednio wpływając na ich reputację. Jego integracja z systemami marketingowymi daje zespołowi aktualną migawkę tego, co jest sprzedawane, a co nie.

Niedogodności

Wysoki koszt wdrożenia

Aby skorzystać z ciągłego systemu zapasów, firma musi najpierw zainstalować wyspecjalizowany sprzęt i oprogramowanie. Duża początkowa inwestycja, wiele zasobów i czas na wdrożenie systemu jest wymagane prawidłowo.

Po zainstalowaniu niezbędnego sprzętu i oprogramowania jego konserwacja i okresowe aktualizacje będą nadal obowiązkowe, a firmy kosztują jeszcze więcej.

Większa złożoność

Wymaga to, aby firmy oferowali szkolenie dla każdego z pracowników ze względu na złożoność systemu.

Pracownicy będą potrzebować szkolenia w zakresie korzystania z konkretnego oprogramowania firmy, a także szkolenia w zakresie korzystania z specjalnego sprzętu, takich jak skanery.

Zarejestrowane zapasy mogą nie odzwierciedlać prawdziwych zapasów

Może być wadą, że transakcje są rejestrowane, gdy tylko się odbywają, ponieważ zarejestrowane zapasy mogą nie odzwierciedlać prawdziwego zapasów z czasem.

Wynika to z faktu, że w ciągłym systemie zapasów liczba zapasów fizycznych nie jest często używana.

Z większą liczbą osób wprowadzających transakcje w systemie, firma przyjmuje większe ryzyko popełniania błędów z powodu błędu ludzkiego.

Więcej czasu konsumpcji

Dzięki okresowi inwentaryzacji firmy przeznaczają czas na rejestrowanie inwentaryzacji rachunkowości.

Możesz zarejestrować się co tydzień, co miesiąc lub nawet co roku. To sprawia, że ​​okresowy system zapasów jest mniejszy niż wieczny system zapasów.

W przypadku systemu wieczystego każda transakcja musi być natychmiast zarejestrowana. Audytorzy muszą przeglądać transakcje, aby upewnić się, że są one prawidłowe, a zapasy fizyczne muszą być nadal wykonywane, aby znaleźć rozbieżności na rysunkach.