Zasady kontroli administracyjnej

Jakie są zasady kontroli administracyjnej?

Zasady kontroli administracyjnej Są to ogólne zasady, które należy spełnić w procesie analizy, czy działania są wykonywane zgodnie z planem i podejmować niezbędne środki naprawcze, aby potwierdzić planowanie.

Zarządzanie oznacza, że ​​próba najlepszego wykorzystania zasobów dostępnych w celu osiągnięcia celu firmy. Dlatego administracja obejmuje wszystkie działalność firmy.

Kontrole administracyjne są zbiorem procedur niezbędnych do skuteczności administracyjnej i gospodarczej. Jako integralna część systemu kontroli wewnętrznej organizacji, jego celem jest zagwarantowanie pełnego i terminowego wdrożenia zasad i planów administracji.

Niektóre przykłady kontroli administracyjnych obejmują procedury, szkolenie pracowników i instalację znaków ostrzegawczych.

Podstawowe zasady kontroli administracyjnej można pogrupować w jedenaście kategorii, które odzwierciedlają ich cel i charakter, strukturę i proces. Te zasady kontroli administracyjnej są szczegółowo opisane.

Podstawowe zasady kontroli administracyjnej

Zasada zapewnienia obiektywnego

Podstawowym celem kontroli administracyjnej jest osiągnięcie celów. Odbywa się to podczas wykrywania niepowodzeń w planach.

Potencjalne lub rzeczywiste odchylenia planów muszą zostać wystarczająco wykryte, aby umożliwić skuteczne działania naprawcze.

Zasada wydajności kontroli

System kontroli administracyjnej musi wykryć i podkreślić przyczyny odchyleń od planów o minimalnych możliwych kosztach.

Zasada wydajności jest szczególnie ważna pod kontrolą, ponieważ techniki są zwykle drogie i kłopotliwe.

Menedżer może być tak pochłonięty kontrolą, że może wydać więcej niż to konieczne na wykrycie odchylenia. Kontrole, które poważnie zakłócają autorytet podwładnych lub motywacja tych, którzy wykonują plany, są nieefektywne.

Zasada odpowiedzialności kontroli

Główna odpowiedzialność za wykonywanie kontroli polega na menedżerze odpowiedzialnym za wykonanie planów. Twojej odpowiedzialności nie można uchylić ani anulować bez zmiany struktury organizacji.

Odpowiedzialność za kontrolowanie należy podać konkretnym osobom na każdym etapie operacji. Ta prosta zasada wyjaśnia rolę bardzo rzadko rozumianą kontrolerów i jednostek kontrolnych.

Agencje te działają jako usługa dostarczająca informacji o kontroli. Nie mogą jednak sprawować kontroli, chyba że otrzymają organ kierowniczy i odpowiedzialność za kontrolowane rzeczy.

Zasada zapobiegania

Kontrola, podobnie jak planowanie, musi patrzeć w przyszłość i być zapobiegawczym. Często zasada ta była w dużej mierze zaniedbana, ponieważ kontrola zależała bardziej od danych statystycznych i rachunkowości, zamiast polegać na prognozach i projekcjach.

Chociaż prognozy nie są precyzyjne, są lepsze niż zapisy historyczne. Idealnie, system sterowania powinien zapewnić natychmiastową informację zwrotną, aby móc poprawić, gdy tylko pożądane odchylenia wydajności.

Jeśli nie jest to możliwe, kontrola powinna opierać się na prognozach, aby zapewnić odchylenia czasowe. Należy zwrócić większą uwagę na zapobieganie brakom niż ich zaradzić po ich wystąpieniu, co oznacza, że ​​to oznacza koszty ekonomiczne.

Na przykład prognozy pieniężne pomagają utrzymać wypłacalność biznesową, przewidując niedobór gotówki i zapobieganie im. 

Zasada kontroli bezpośredniej

Zdecydowana większość używanych dziś kontroli opiera się na fakcie, że istota ludzka popełnia błędy. Są często używane jako kontrole pośrednie mające na celu wykrywanie błędów, często po fakcie.

W miarę możliwości należy zastosować bezpośrednie sterowanie, aby zapobiec błędom. Poprawa jakości menedżerów może zminimalizować potrzebę korzystania z kontroli pośredniej. Wysokiej jakości menedżerowie popełniają bardzo niewiele błędów i wykonują wszystkie swoje funkcje z najlepszymi korzyściami.

Zasada refleksji planów

Kontrolowanie jest zadaniem zapewnienia skutecznego przeprowadzania planów. Dlatego techniki kontroli muszą odzwierciedlać konkretny charakter i struktura planów.

Wyraźniejsze i kompletne.

Na przykład kontrola kosztów powinna opierać się na planowanych kosztach określonego i konkretnego typu.

Pripiramida

Dane zwrotne muszą najpierw komunikować się u podnóża piramidy; to znaczy dla przełożonych, a nawet personelu operacyjnego, które są na najniższym poziomie.

To da pracownikom możliwość kontrolowania własnych sytuacji, oprócz przyspieszenia działań naprawczych.

Zasada przydatności organizacyjnej

System kontroli administracyjnej jest zgodny z obszarem organu administracyjnego i musi odzwierciedlać strukturę organizacji.

Gdy system kontroli administracyjnej dostosowuje się do struktury organizacji, określa odpowiedzialność za działanie i ułatwia korekcję odchylenia planów.

Podobnie informacje muszą zostać dostosowane do oceny wydajności w odniesieniu do planów na stanowisko menedżera, który z nich skorzystał. Innymi słowy, wszystkie dane i raporty używane do celów kontrolnych muszą być pod względem organizacji.

Zasada indywidualności kontroli

Kontrole stają się skuteczne, gdy są one zgodne z pozycją, odpowiedzialnością operacyjną, kompetencją i potrzebami zainteresowanej osoby.

Wymagane zakres i szczegółowe informacje różnią się w zależności od poziomu i funkcji zarządzania.

Podobnie różni menedżerowie wolą różne formy i jednostki raportów informacyjnych. Dlatego kontrole muszą spełniać indywidualne wymagania każdego menedżera.

Zasada kontroli punktów krytycznych

Wszystkie operacje mają pewne podatne lub krytyczne punkty. To te, które powodują większość problemów i powodują wielkie odchylenia.

Menedżer, jednocześnie sprawując kontrolę, musi skupić uwagę na czynnikach, które są fundamentalne dla oceny wydajności.

To byłoby niepotrzebne i antieconomiczne, że menedżer weryfikuje każdy szczegół wydajności. Dlatego musisz skoncentrować swoją uwagę na krytycznych punktach wydajności.

Zasada działania

Kontrola to utrata czasu, jeśli nie zostaną podjęte środki naprawcze. Wśród działań naprawczych może być przemyślenie planów, reorganizacja, wymiana lub szkolenie podwładnego, motywacja personelu itp.

Kontrola jest uzasadniona tylko wtedy, gdy wskazane odchylenia planów są korygowane przez odpowiednie planowanie, organizację, personel i adres.

Bibliografia

1. Baza wiedzy MBA (2018). Zasady zarządzania. Zaczerpnięte z: mbaknol.com.
2. Słownik biznesowy (2018). System kontroli administracyjnej. Zaczerpnięte z: Słownik biznesowy.com.
3. Wikiquote (2016). Zasady administracji. Zaczerpnięte z: w.Wikiquote.org.
4. Arthita Banerjee (2018). 6 Najważniejsze zasady kontroli w zarządzaniu. Zachowaj artykuły. Zaczerpnięte z: konserwaterytyki.com.
5. Diksha (2018). Kontrolowanie: znaczenie, natura i zasady. Pomysły na zarządzanie biznesem. Zaczerpnięte z: BusinessMangentideas.com.