Podręcznik procedur

Wyjaśniamy, jaki jest podręcznik procedur firmy, po co to jest i podajemy kilka przykładów

Jaka jest podręcznik procedur firmy?

On Podręcznik procedur firmy Jest to pisemny dokument, który wymienia instrukcje dotyczące wykonania zadania pracy lub radzenia sobie z konkretną sytuacją, gdy pojawi się w miejscu pracy. Zawiera najlepsze praktyki firmy i opisy głównych procesów biznesowych.

Niniejszy podręcznik zawiera również metody i standardy dotyczące tego, jak oczekuje się pracy. Utworzenie Podręcznika procedur pozwala firmie na rozwój, upraszczając szkolenia i ułatwiając jej zdolność do wspinania się.

Ta instrukcja może być folderem z trzema rurami, folderem w udostępnionej sieci sieci lub zautomatyzowanej wersji opublikowanej online, używając oprogramowanie Administracja procedury. Każdy musi zrozumieć, co składa się z instrukcji procedurowej i gdzie możesz znaleźć, gdy ktoś tego potrzebuje.

Pisanie podręcznika procedur wymaga, aby kroki związane z dowolnym konkretnym procesem były jasne zrozumienie. W miarę rozwoju firmy potrzebne będą nowe procedury. Podręcznik procedury można również uznać za bibliotekę procedury.

Podręczniki ma przykłady procedur, które można wykorzystać jako model nowych procedur operacyjnych. Wszyscy pracownicy organizacji muszą być wykształceni w zakresie polityk i procedur firmy; Muszą zawsze mieć natychmiastowy dostęp do podręcznika procedur.

Jaki jest podręcznik procedury?

Szkolenie

Dzięki zastosowaniu dobrze sformułowanej instrukcji procedurowej firma może skuteczniej ułatwić szkolenie nowych pracowników.

Oprócz szkolenia podręcznik procedury daje obecnym członkom zespołu zasób do poznania najmniej używanych procedur, upewniając się, że są one przeprowadzane z prawidłową formalnością, utrzymując kontrolę jakości.

Aby pracownicy znają swoje funkcje

Pracownicy muszą zrozumieć, czego się od nich oczekuje. Nadzorcy potrzebują podręcznika procedur w celu zarządzania procesami biznesowymi. Dokumentując standardy, jest ważne dla wzrostu, jakości i zadowolenia klienta.

Poprawa podejmowania decyzji

Poprzez zasady i procedury wpływające na obszar funkcjonalny, pracownicy pierwszej linii są uprawnieni do podejmowania skutecznych decyzji i oszczędzania czasu.

Ulepszenie komunikacji

Skuteczna podręcznik procedur zapewnia odpowiednie metody komunikacji międzywydziałowej, pozwala pracownikom współpracować w celu rozwiązania codziennych problemów firmy bez konieczności niepotrzebnego uczestnictwa nadzorczego.

Celem podręcznika procedur musi być zorganizowanie różnych treści w celu odzwierciedlenia zarówno sposobów, jak i mediów firmy, aby wykonać usługę lub wyprodukować produkt po najniższych kosztach i w możliwie najkrótszym czasie.

Poprawić satysfakcję personelu

Ma dodatkową zaletę, że utrzymuje satysfakcję z pracy i wysoką motywację pracowników.

Jak opracować podręcznik procedury?

Przed opracowaniem podręcznika procedury ważne jest zrozumienie różnicy między polityką, centralnym procesem i procedurą.

• Polityka jest zbiorem podstawowych zasad i powiązanych wytycznych, sformułowanych i stosowanych przez kierownictwo organizacji, w celu kierowania i ograniczenia jej działań w poszukiwaniu celów długoterminowych.
• Podstawowym procesem jest sekwencja współzależnych i powiązanych procedur, które na każdym etapie zużywają jeden lub więcej zasobów (czas pracownika, energia, maszyny, pieniądze), aby przekonwertować dane wejściowe na produkty. Wyniki te służą jako bilety na następny etap, aż do osiągnięcia znanego celu lub końcowego wyniku.
• Procedura jest sekwencją działań lub ustalonego kursu działania, zdefiniowanego przez kroki (zawierające jasno określony punkt początkowy i końcowy), które należy przeprowadzić w tej samej kolejności, aby poprawnie określić zadanie.

1. Zdefiniuj procesy centralne

Musisz zastanowić się nad wszystkimi centralnymi procesami, które ma firma. Zaczyna się od określenia, które procesy zostaną wyznaczone i zmapowane w podręczniku procedur.

Chociaż każdy proces może nie zostać umieszczony, ważne jest ustanowienie najbardziej fundamentalnych i ważnych. Na przykład restauracja może zdefiniować centralne procesy dotyczące tego, jak powstaje dane danie, ale równie ważne jest proces czyszczenia restauracji.

Lista centralnych procesów potrzebnych do zintegrowania w instrukcji procedurowej powinna zostać utworzona po mapowaniu. Program będzie działał jako przewodnik, aby zapewnić nie pozostawić żadnego z zadań, gdy zaczniesz pisać instrukcję.

2. Napisz wprowadzenie

Dołącz krótki opis tego, co zawiera instrukcja, która jest skierowana bezpośrednio do osób, które będą korzystać z instrukcji, czego czytelnicy mogą oczekiwać podczas korzystania z instrukcji i najlepszego sposobu korzystania z instrukcji (to znaczy „Przeczytaj go od początku do końca ”Lub„ Użyj go jako odniesienia do wyszukiwania procedur w razie potrzeby ”).

3. Ustanowić schemat blokowy każdego procesu

Każdy proces jest zdefiniowany przez kroki lub zadania, które są niezbędne do jego wypełnienia. Jeśli krok zostanie pominięty, możesz reprezentować przegraną lub opóźnienie zamówienia lub mieć wadliwy produkt końcowy. Ustanowienie schematu jest zdefiniowanie przepływu pracy.

Aby ukończyć instrukcję, musisz zacząć od jednego procesu jednocześnie: zacznij od pierwszego procesu programu. Niezbędne kroki w celu ukończenia procesu są opisane, wówczas szczegóły dla każdego kroku są zwracane i pisane.

Musisz upewnić się, że każdy krok jest jasny i zwięzły. Każdy krok musi podać wystarczającą ilość szczegółów, aby każdy mógł przestrzegać instrukcji.

Załóżmy na przykład, że procedura procesu sprzedaży jest tworzona przez wymaganie internetowe. Najpierw wykonano schemat blokowy w zakresie, w jaki potencjalny klient jest początkowo kontaktowany po żądanych informacji: przez telefon, e -mail lub wiadomość tekstową.

Jeśli perspektywa nie może być początkowo kontakt, ile razy zespół sprzedaży jest obserwowany, ze specyficznymi skryptami dla każdego kontaktu.

Podczas kontaktowania się z klientem przypisany jest inny skrypt, a także zestaw kolejnych -w zależności od tego, czy klient kupił produkt, czy postanowił poczekać.

4. Dostarcz procedurę innej osobie, aby ją przeczytać

Ważne jest, aby stworzyć współpracownika lub kogoś znanego z tego czytania i postępowania zgodnie z instrukcjami podczas pisania. Ta osoba może podać cenne komentarze, jeśli istnieją kroki, które nie mogłyby ukończyć lub nie zrozumiała.

Komentarze oparte na komentarzach są oczyszczone. Możliwe, że musisz przepisać, edytować lub dodać coś do instrukcji.

5. Utwórz listy czeków i formularze

W przypadku każdego procesu członkom zespołu łatwiej jest śledzić formularz lub listę kontrolną. Dlatego należy opracować szczegółowy szablon, w oparciu o proces mapowania.

Jeśli potrzebne są szczegółowe informacje, gdy klient wejdzie, powinieneś upewnić się, że szablon ma wszystkie wymagane informacje, przedstawione w zwięzły sposób.

Nie należy zakładać, że członkowie zespołu pamiętają wszystko, co wskazuje na procedurę, zwłaszcza gdy klient siedzi przed nimi. Sprawdzania i formularze muszą być zintegrowane jako załącznik do schematów blokowych i przetwarzania.

6. Zintegruj go z instrukcją procedury

Po przypisaniu schematu blokowego do każdego procesu i utworzeniu wszystkich szablonów pomocniczych, są one zintegrowane z pełnym podręcznikiem procedury. Podręcznik jest zorganizowany na podstawie działów.

Na przykład podręcznik procedury może mieć sekcje „Sprzedaż”, „Operacje” i „Dystrybucja”. Każda sekcja jest podzielona na centralne procesy tego działu, zwykle w kolejności, w której każdy proces centralny jest przeprowadzany w ogólnej dostawie produktów.

W sekcji „Dystrybucja” można było mieć kilka głównych procesów, takich jak „Uzyskaj zamówienie”, „opakowanie do dostawy”, „wysyłka” i „obserwuj”.

Podręcznik procedur jest zorganizowany za pomocą tabeli treści, a każda procedura jest wyraźnie gotowa z odważnym nagłówkiem tytułu.

Okładka jest zawarta pod nazwą instrukcji, tabelę treści, wprowadzenie i procedury w kolejności tabeli zawartości.

Możesz nawet umieścić zakładki, aby członkowie zespołu łatwo sprawdzić instrukcję, aby pomóc im zlokalizować odpowiednie procedury w swoich działach.

Wreszcie kopie są wykonywane i rozpowszechniane. Musisz promować ciągłe informacje zwrotne i aktualizować instrukcję w razie potrzeby. W wyznaczonym obszarze w każdej lokalizacji funkcjonalnej musi być podręcznik, który wykorzystuje zasady i procedury.

Przykłady instrukcji procedur

-Podręcznik do gotowania hamburgerów w określony sposób.

-Podręcznik, jak działać przed ogniem, trzęsieniem ziemi lub klęską żywiołową.

-Podręcznik dotyczący działania przed skargami klientów lub agresywnym klientem.

-Podręcznik do przeprowadzenia procesu wyboru personelu.

-Podręcznik, aby wiedzieć, jak pracować w restauracji.

-Instrukcja obsługi klienta w Amazon.