Diagnoza administracyjna

Co to jest diagnoza administracyjna?

On Diagnoza administracyjna Jest to systematyczna, integralna i okresowa metodologia oceny, której celem jest szczegółowe informacje na temat działania i organizacji administracyjnej głównych obszarów zarządzania organizacji, aby odkryć przyczyny i skutki problemu administracyjnego.

Mając głębszą wiedzę na temat organizacji, jest to możliwe.

Jednym z najważniejszych celów tej metodologii jest zagwarantowanie skutecznej administracji, a także modernizacja procedur i systemów firmy. Z drugiej strony pozwala zlokalizować i analizować błędy administracyjne, zapewniając ulepszenie wizerunku firmy.

Diagnoza administracyjna nie ma ograniczeń i może być stosowana w dowolnym obszarze firmy, dostosowując i monitorując spółki do stawienia czoła ewolucji istniejących rynków.

Administracyjne narzędzia diagnostyczne

Niektóre techniki i instrumenty stosowane w diagnozach administracyjnych. Źródło: Slideshare

Pracownicy zasobów ludzkich, menedżerowie lub konsultantów zewnętrznych mogą dokonywać diagnoz administracyjnych, a za to wykorzystują różne narzędzia, techniki i instrumenty:

Kwestionariusze

Składa się z przedstawienia pracownikom serii pytań na temat działania organizacji. Można wykonać fizycznie lub online.

Wywiady

Osoba, która dokonuje diagnozy administracyjnej, spotyka się z pracownikiem, który ma interesujące informacje lub jest bezpośrednio zaangażowany w obszary zainteresowania.

Ankiety

Jest to metoda, w której dane są pobierane w celu uzyskania informacji z obszarów zainteresowania.

Obserwacja

Osoba odpowiedzialna za osobistą przeprowadzenie diagnozy administracyjnej idzie do miejsca pracy, aby zbadać możliwe przyczyny problemów.

Studium dokumentalne

Chodzi o sprawdzenie dokumentów, w których mogą istnieć ważne informacje związane z zidentyfikowanymi problemami.

MATRIX ANSOFF

Jest to narzędzie, które działa jako wizualny opis alternatywnego rozwoju biznesu:

• Penetracja rynku: zwiększony udział w rynku.
• Rozwój rynku: nowe istniejące rynki produktów.
• Rozwój produktu: nowe oferty lub przedłużenia produktu.
• Diversification: Nowe produkty na nowe rynki.

Może ci służyć: José Antonio Fernández Arena: Biografia, metoda i wkład

Ocena konkurencji

To narzędzie służy do oceny konkurencji za pomocą znormalizowanych wskaźników. Możesz jednak pogłębiać konkurencję i zadawać sobie pytanie: „Jakie kryteria są ważne w naszej branży?".

Wykonanie tej analizy wymaga czasu i powinno być wykonywane regularnie, ale za każdym razem, gdy zawsze można się odkryć, coś nie zostanie odkryte, co nie wiedziało lub nie chciało wiedzieć.

Podsumowanie

Ten dokument wyjaśnia elementy analizy SWOT (mocne strony, możliwości, słabości i zagrożenia). SWOT to narzędzie używane przez wszystkie firmy, ale będzie tak dobre, jak treść wprowadzona do formularza.

Głównym problemem, używając go dla firmy, jest to, że większość ludzi jest ślepa na swoje słabości i minimalizuje zagrożenia. Pozostaje jednak przydatnym punktem wyjścia dla każdej diagnozy administracyjnej.

Ocena łańcucha wartości

Rozważ wszystkie niezbędne dostawy, aby dostarczyć produkt lub usługę w określonym segmencie rynku. To narzędzie zostało zaprojektowane, aby pomóc w myśleniu o kluczowych elementach łańcucha wartości.

Schemat drzewa

Jest to technika, która służy zdefiniowaniu środków do osiągnięcia ostatecznego celu. Opiera się na opracowaniu konkretnego celu i działań na wielu etapach.

Jest zasadniczo stosowany w procesie analizy i rozwiązywania problemów w celu organizowania i zdefiniowania działań naprawczych, które tłumią przyczyny problemu, aby zapobiec powtórzeniu się.

Znaczenie diagnozy administracyjnej

Niektóre z powodów, które wyjaśniają znaczenie diagnozy administracyjnej. Źródło: Slideshare

Diagnoza administracyjna stanowi podstawę referencyjną, aby zdawać sobie sprawę z problemów administracyjnych w firmie i zapewnić najbardziej wykonalne rozwiązanie.

Ponadto umożliwia ustalenie celów dobrej analizy administracyjnej i realiza.

Może ci służyć: regionalizacja: cechy, typy, znaczenie, przykłady

Diagnoza administracyjna w firmie sprawia, że ​​duch zespołu jest zaangażowany i że wszyscy zobowiązują się do wykonania znalezionego rozwiązania. Zapewnia logiczną strukturę problemu i pozwala poznać procesy operacyjne, osiągając w ten sposób natychmiastową poprawę.

Porównaj wyniki administracyjne

Istnieją dwa ogólnie bardzo przydatne porównania: minimalna wydajność, która jest pożądana i zalecane minimum. Zawsze powinieneś mieć występ, który jest lepszy od obu, ale zrozumienie tych poziomów może dać wskazówki, jakie rzeczy wymagają większej uwagi, a które mogą się spodziewać trochę więcej.

Zrozum, jakie są najważniejsze obszary

Nie wszyscy zdają sobie sprawę, ale firmy mają obszary o większym i niewielkim znaczeniem. Zgodnie z tą kategoryzacją, strategie i plany działania muszą być tworzone na podstawie tego, co najważniejsze.

Zrozum, co i gdzie powinno

Może to nie wystarczyć, aby poznać ogólne wyniki firmy, ale dzięki diagnozie administracyjnej można dokładnie wiedzieć, gdzie błędy i co nie są zrobione, aby osiągnąć nowy poziom zarządzania administracyjnego.

Pytanie, które może się pojawić, gdy myślenie o wszystkich tych korzyściach odnosi się do sposobu uzyskania analizy jak najbliżej możliwej rzeczywistości firmy.

Odkryj stopień dojrzałości firmy

Musisz zrozumieć, czy jesteś na bardzo niskim poziomie, czy też jesteś już wystarczająco dojrzały, aby realizować nowe cele. Zrozumienie tego może być bardzo pomocne w budowaniu celów, a także strategii komercyjnych.

Przykład diagnozy administracyjnej

Below we present an example of administrative diagnosis, using the fictitious company “Frampaimport S.DO.".

FARTHAIMPORT s.DO. Jest to firma, która oferuje wysokiej jakości produkty farmaceutyczne. Po kilku latach firma zmieniła strategię, również produkując i sprzedając suplementy spożywcze.

Farmaimport jest podzielony na dwa główne obszary: operacje i administracyjne. Chociaż ma oświadczenie o wizji i misji, pracownicy całkowicie ignorują swoje istnienie.

Może ci służyć: punkt zmiany zamówienia

Struktura organizacyjna

Zauważono, że z czasem nie doznał ważnych zmian. Jednak wprowadzono pewne zmiany w ewentualnych wymaganiach. Na przykład, gdy przeprowadzana jest kontrola zdrowia lub audyt usługi administracji podatkowej.

Zmiany te zostały wprowadzone przez dyrektora generalnego lub nadzorcę produkcji, bez ustalenia zawodowego kryterium, które pomaga w dostosowaniu struktury ze ustanowionymi strategiami.

Podobnie obecna struktura organizacyjna nie odpowiada rzeczywistej sytuacji firmy w odniesieniu do podziału stanowisk i działu funkcji.

Instrukcje

Firma nie ma instrukcji administracyjnych. W obszarze produkcyjnym na stanowiskach operacyjnych jest udowodnione tylko podręcznik procedury.

Zasoby ludzkie

Większość pracowników pracuje w firmie od jej działania. Spowodowało to, że personel miał doskonałe poczucie przynależności do firmy.

Z drugiej strony kultura organizacyjna jest przekazywana pracownikom poprzez dobre leczenie i współistnienie w ciągu dnia roboczego.

Technologia

Firma ma odpowiedni poziom rozwoju technologicznego, co ułatwia prawidłowe wykonywanie codziennych operacji. Wymagane maszyny zostały zmodernizowane, aby nie pozostać w tyle w technologii.

Pomiar wydajności

Firma nie ma specjalistycznych kryteriów ani wskaźników do pomiaru jej wyników osiągniętej zarówno na całym świecie, jak i indywidualnie w różnych obszarach. Pomaga to wyjaśnić nieefektywność nie tylko w procesie administracyjnym, ale w osiągniętych wynikach.

Bibliografia

1. CEO Business Diagnostics (2020). Narzędzia. Zaczerpnięte z: CeobusinessDiagnostics.com.
2. Rafael Ávila (2016). Co jest i jak postawić diagnozę biznesową. Zaczerpnięte z: blogu.światło.VC.
3. Audyt administracyjny (2020). Diagnoza administracyjna Medimport, s.A de c.V. Zaczerpnięte z: Auditoriad AdministrativeUnivia.WordPress.com.
4. Mark Gottfredson, Steve Schaubert, Hernan Saenz (2008). Przewodnik nowego lidera po zdiagnozowaniu firmy. Harvard Business Review. Zaczerpnięte z: HBR.org.
5. Herrmann Advantage Consulting (2020). Dlaczego potrzebujesz diagnozy Busins. Zaczerpnięte z: Herrmannadvantegonsulting.com.