dział Zakupów

Jaki jest dział zakupów?

On dział Zakupów o Zakup spółki to sekcja organizacji odpowiedzialnej za wszystkie działania na pozyskiwanie surowców, części zamiennych, usług itp. Świadczy usługę, która jest kręgosłupem wielu organizacji przemysłowych, detalicznych i wojskowych.

Zapewnia, że ​​niezbędne zapasy prowadzenia działalności są zamówione i utrzymywane w zapasach. Departament ten znajduje się w centrum udanego zarządzania łańcuchem dostaw i jest odpowiedzialny za minimalizację kosztów uporządkowanych produktów, kontrolowanie poziomów zapasów i ustanowienie solidnych relacji z dostawcami.

Dobry dział zakupów będzie wymagał od dostawców i monitorowania zamówień początkowego przyjęcia. Pomóż innym działom w zidentyfikowaniu potrzeb, administrowania procesu zapotrzebowania i uzyskanie cen konkurencyjnych. Zwykle działają jako kontrolerzy, aby zagwarantować zgodność z budżetami.

Charakterystyka działu zakupów

Działać jako doradcy kierownicze wyższego szczebla

Dział zakupów jest zaangażowany w planowanie korporacyjne i budżet na wysokim poziomie. Umożliwia to zaprojektowanie kosztów inżynierii wstecznej i odkrywanie potencjalnie tańszych i/lub alternatywnych alternatywnych jakości.

Promuj innowacje dostawców

Nie tylko wymagając najniższej ceny, dział zakupów współpracuje z dostawcami w celu obniżenia podstawowych kosztów ich produktów i usług.

Są ściśle związane z „cykl życia innowacji”, od początkowego pomysłu po produkcję i ciągłe doskonalenie.

Zapewnij wiedzę na temat kluczowych danych dostawców

Firmy mogą uciekać się do tych informacji w celu stworzenia analizy predykcyjnej, zapewniając głębszą wizję rynków.

Obsługa i zmiękcz ryzyko łańcucha dostaw

Kryzysy gospodarcze uczyły wartości w oczekiwaniu na stabilność dostawców. Dział zakupów ma znacznie bardziej wyraźną wizję tego obszaru niż jakakolwiek inna część organizacji.

Może Ci służyć: Produktywny projekt: cechy, typy, przykłady

Promuj wyposażenie zwinnego personelu i rozwoju talentów

Konieczne jest przekroczenie limitów funkcjonalnych i geograficznych, aby znaleźć odpowiednich kandydatów do działu zakupów.

W niektórych przypadkach odpowiedź dotyczy zatrudniania zewnętrznego lub korzystania z wspólnych organizacji usługowych.

Funkcje

Uzyskanie materiałów

Dla firmy produkcyjnej może to obejmować surowce, ale może również obejmować narzędzia, maszyny lub nawet niezbędne materiały biurowe dla sprzętu sprzedaży i sekretarzy.

W branży detalicznej dział zakupów musi upewnić się, że zawsze istnieją na półkach lub w sklepach wystarczającej ilości produktów, aby sklep dobrze dostarczył.

Szczególnie ważne jest utrzymanie magazynu zapasów na rozsądnym poziomie. Inwestowanie dużych kwot w zapasach może generować problemy z akcjami i brak kapitału na inne wydatki, takie jak badania i rozwój lub reklama.

Oceń ceny

Dział zakupów jest odpowiedzialny za ciągłą ocenę, czy otrzymujesz materiały w najlepszej możliwej cenie, aby zmaksymalizować rentowność.

Musisz porównać ceny, aby znaleźć najlepszych dostawców z najbardziej rozsądnymi cenami dla konkretnych zamówień wielkości firmy.

Dział zakupów może komunikować się z alternatywnymi dostawcami, negocjować lepsze ceny większych zamówień lub znaleźć możliwość uzyskania produktów o niższej cenie innych różnorodnych źródeł.

Zatwierdzanie dostawców

Dział zakupów ocenia dostawców pod względem ceny, jakości, opinii klientów i czasu na wypełnienie zamówień, tworząc listę zatwierdzonych dostawców.

Może Ci służyć: dostawcy: Charakterystyka, funkcje, typy, prawdziwe przykłady

Monitorowanie zamówień

Zamówienia są udokumentowane z formularzami zamówień zakupu. Określają one ważne informacje na temat uporządkowanych materiałów, a także żądanej kwoty.

Formularze te są używane do zapewnienia, że ​​zamówione produkty są odbierane i śledzić czas, który zamówienia przyjmują do wykonania.

Praca w biurze

Dział zakupów obsługuje całą dokumentację związaną z zakupem i dostawą materiałów.

Reprezentuje to współpracę z działem księgowym, w taki sposób, aby zapewnić wystarczającą ilość pieniędzy na zakup produktów, że przepływy pieniężne bez problemów i że wszystkie płatności są przeprowadzane na czas.

Zgodność polityki

Przed dokonaniem zakupu Departament Zakupów należy zapewnić, aby przestrzegać formalności związanych z przejęciem i zatwierdzeniem budżetu, i musi upewnić się, że materiały są kupowane zgodnie z ogólną polityką organizacji.

Znaczenie

Uzyskać niższe koszty

Dział zakupów odgrywa ważną rolę w maksymalizacji zysków biznesowych. Porównaj ceny i negocjuj z dostawcami, aby firma uzyskała najlepszą możliwą cenę w niezbędnych produktach.

Możesz także zapewnić oszczędności, wykorzystując gwarancje i rabaty, które ogólnie zapominają o tych, którzy nie są specjalistami.

Pomóż oszczędzać, zapewniając lepszą przejrzystość w wydatkach firmy. Będzie to negocjować lepsze umowy i wypuszcza przepływy pieniężne.

Zapobiegaj niewydolności materiałów

Dział zakupów musi ustalić, które produkty mają kluczowe znaczenie dla firmy i podjąć odpowiednie środki w celu ochrony jej łańcucha dostaw.

Aby upewnić się, że niewydolność materiałów nie wpływa na wydajność, dział zakupów wykorzystuje techniki takie jak wielokrotne dostawy.

Posiadanie wielu źródeł oznacza korzystanie z kilku dostawców, którzy oferują te same produkty. Jeśli wystąpił problem z jednym dostawcą, zamówienia można zwiększyć do drugiego, aby zrekompensować usterkę.

Może ci służyć: nadbudowa ekonomiczna: elementy, przykłady

Poprawa jakości

Dział zakupów pomaga poprawić jakość, ustanawiając cele wydajności. Następnie monitoruj prawdziwą wydajność w odniesieniu do tych celów.

Niezwykle ważne jest pomiar właściwości jakości za pomocą wskaźników dla atrybutów, takich jak trwałość, wygląd produktu lub punktualność dostawy.

Ściśle współpracują z dostawcami w celu opracowania swoich procesów i pomagania im poprawić jakość.

Zarządzaj relacjami

Wyzwanie działu zakupów jest sprawienie, aby dostawca był zainteresowany współpracą z firmą. Sprawić, że dostawca inwestuje w długoterminowy związek.

Departament musi również zarządzać relacjami w firmie. Musisz współpracować z wewnętrznymi zainteresowanymi stronami, takimi jak marketing, finanse, logistyka i dystrybucja, aby upewnić się, że wszyscy zostaną wyrównani.

Znajdź innowacje

Ponieważ dział zakupów jest zawsze w kontakcie z różnymi firmami zewnętrznymi, jest w idealnej pozycji do pozyskiwania innowacyjnych produktów, które mogą zapewnić przewagę konkurencyjną dla firmy pod względem ceny, jakości lub wygody.

Przykłady działów zakupowych

• Departament fabryki obuwia w Meksyku, który jest odpowiedzialny za zakup materiałów do ich wyprodukowania.
• Departament Fabryki smartfonów, która jest odpowiedzialna za kupowanie materiałów elektronicznych.
• Departament producenta filmowego, który jest odpowiedzialny za kupowanie lub wynajęcie odzieży, pojazdów, sprzętu technicznego i innych niezbędnych materiałów.
• Departament sieci supermarketów, który jest odpowiedzialny za zakup niezbędnej żywności w celu dostarczenia lokalizacji obszaru geograficznego.